Info Source

Dernière mise à jour : septembre 2024

Renseignements généraux

Info Source

Ce document (Info Source) fournit de l’information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il donne aux personnes et aux employés du gouvernement (actuels et anciens) des renseignements pertinents afin de leur donner accès aux renseignements personnels les concernant et qui sont détenus par les institutions fédérales visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels, et à les aider à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Un accès central permet de consulter l’avant-propos de Info Source et la liste des institutions assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels confèrent au président du Conseil du Trésor (à titre de ministre responsable) les responsabilités générales pour ce qui est de l’administration pangouvernementale de ces deux lois. Toutefois, pour ce qui est des questions touchant la Banque du Canada, les responsabilités incombant au ministre désigné sont assumées par le gouverneur de la Banque du Canada.

Historique

La Banque du Canada, banque centrale du pays, a été fondée en 1934 sous la forme d’une société privée. En 1938, elle est devenue une société d’État qui appartient au gouvernement fédéral.

La Banque n’est pas un ministère du gouvernement fédéral. Elle mène ses activités avec beaucoup d’indépendance par rapport à la plupart des autres organismes fédéraux. Le Rapport annuel de la Banque est soumis au ministre des Finances pour dépôt au Parlement.

Responsabilités

Le rôle premier de la Banque, tel qu’il est défini dans la Loi sur la Banque du Canada, consiste à « favoriser la prospérité économique et financière du Canada ». Les principales responsabilités dont la Banque du Canada est investie peuvent être regroupées en cinq grandes fonctions :

Ces fonctions sont appuyées par l’administration générale, qui offre un éventail de services internes spécialisés dans des domaines aussi différents que les ressources humaines, les technologies de l’information, les finances, le droit, les communications, la gestion du savoir et de l’information, les installations et la sécurité.

Fonctions, programmes et activités de l’institution

Grandes fonctions

Politique monétaire

L’objectif de la politique monétaire est de maintenir la valeur de la monnaie à un niveau bas, stable et prévisible.

Conseils stratégiques et exposés
Description : Renseignements concernant les conseils stratégiques et les exposés sur les enjeux économiques mondiaux et nationaux, l’évolution macroéconomique et le cadre de politique monétaire.
Types de documents : Il peut s’agir de notes d’information et de documents portant sur l’élaboration du Rapport sur la politique monétaire, les annonces de taux d’intérêt et l’examen du cadre de politique monétaire par la Banque.
Numéro du dossier : BDC PM 05

Comités et forums
Description : Renseignements concernant la participation de la Banque à divers comités, conseils et groupes de travail internes et externes (au Canada ou à l’étranger) axés sur des sujets relatifs à la politique monétaire.
Types de documents : Il peut s’agir d’ordres du jour, de procès-verbaux, de documents d’information et de matériel de présentation.
Numéro du dossier : BDC PM 10

Liaison
Description : Renseignements concernant les partenariats internes et externes, la correspondance et les contributions aux fins de collaboration, d’échange d’information et de prestation de soutien et de conseils sur des sujets relatifs à la politique monétaire.
Types de documents : Il peut s’agir de correspondance, de communications et de conseils en matière de modélisation.
Numéro du dossier : BDC PM 15

Modèles et outils
Description : Renseignements concernant des modèles, outils, approches et cadres utilisés pour appuyer l’analyse de la politique monétaire, comme les modèles de surveillance et de projection.
Types de documents : Il peut s’agir de modèles de surveillance, de modèles de projection, de techniques statistiques et d’outils et processus analytiques.
Numéro du dossier : BDC PM 20

Surveillance, analyse et projections
Description : Renseignements concernant l’analyse conjoncturelle et la surveillance de l’évolution économique et financière (au Canada et dans d’autres pays), ainsi que la production de projections économiques.
Types de documents : Il peut s’agir d’analyses, de sommaires de surveillance, de sommaires de données historiques, de projections et de prévisions du personnel.
Numéro du dossier : BDC PM 25

Recherche
Description : Renseignements concernant la recherche sur les économies canadienne et mondiale, comme la conduite de la politique monétaire, les taux de change, les prix des produits de base, les enjeux économiques mondiaux, les enjeux économiques propres au Canada, l’inflation et les scénarios macroéconomiques.
Types de documents : Il peut s’agir de statistiques, de rapports, de documents de travail, de notes analytiques, de documents d’analyse et d’enquêtes économiques.
Numéro du dossier : BDC PM 30

Interventions publiques
Description : Renseignements concernant les présentations faites à l’occasion d’interventions publiques portant sur la politique monétaire organisées par la Banque ou tenues à l’extérieur, comme des colloques, des séminaires et des symposiums, ainsi que de la documentation recueillie lors de ces événements.
Types de documents : Il peut s’agir de matériel de présentation, de notes d’allocution et d’horaires.
Numéro du dossier : BDC PM 35

Système financier

La Banque du Canada promeut la fiabilité, la solidité et l’efficience des systèmes financiers au Canada et dans le monde. Elle surveille les principaux systèmes de compensation et de règlement, et elle effectue des transactions sur les marchés financiers en vue de réaliser ces objectifs.

Autorisations
Description : Renseignements concernant les activités, dont des autorisations de tiers, visant à s’assurer que les dirigeants ou représentants appropriés de la Banque se sont vu accorder des pouvoirs explicites pour engager la Banque dans des plans d’action ou accords exécutoires.
Types de documents : Il peut s’agir d’autorisations de signature pour les clients des services bancaires, comme les institutions financières nationales, les banques centrales et les institutions financières étrangères.
Numéro du dossier : BDC SF 05

Comités et réunions
Description : Renseignements concernant la participation de la Banque à divers comités et groupes de travail internes et externes qui se penchent sur la stabilité financière, tels que les comités et forums nationaux et internationaux.
Types de documents : Il peut s’agir d’ordres du jour, de procès-verbaux, de notes d’information, de révisions de règles et de présentations.
Numéro du dossier : BDC SF 10

Conférences et interventions publiques
Description : Renseignements concernant le contenu que la Banque présente à l’occasion de colloques, de sommets, de séminaires ou de symposiums (organisés par la Banque ou tenus à l’extérieur) portant sur la stabilité financière.
Types de documents : Il peut s’agir de présentations, de notes d’allocution et d’horaires.
Numéro du dossier : BDC SF 15

Analyse et surveillance des risques du système financier
Description : Renseignements concernant l’évaluation, l’analyse et la surveillance de l’évolution économique et financière faites par la Banque, ainsi que l’identification des risques afin de réduire au minimum les menaces économiques qui pèsent sur le système financier.
Types de documents : Il peut s’agir de perspectives, de rapports sur les conditions du marché financier, d’analyses de la surveillance et de politiques, de sommaires, d’évaluations et de rapports sur les tendances.
Numéro du dossier : BDC SF 20

Liaison
Description : Renseignements concernant les partenariats internes et externes de la Banque et la correspondance aux fins de collaboration, d’échange d’information et de prestation de soutien et de conseils sur des sujets relatifs aux enjeux de stabilité financière.
Types de documents : Il peut s’agir de correspondance et de matériel de communication.
Numéro du dossier : BDC SF 25

Octroi de liquidités
Description : Renseignements concernant l’octroi de liquidités par la Banque, sous la forme d’avances ou de prêts garantis, pour promouvoir la stabilité financière. Cette fonction inclut le rôle de la Banque en tant que prêteur de dernier ressort ainsi que son rôle au chapitre de l’aide d’urgence, des prêts de titres et des opérations exceptionnelles.
Types de documents : Il peut s’agir de demandes, de confirmations d’admissibilité, de modalités et d’ententes.
Numéro du dossier : BDC SF 30

Modèles et outils
Description : Renseignements concernant les modèles, outils, approches et cadres utilisés pour effectuer l’analyse et la surveillance du système financier et pour appuyer la recherche.
Types de documents : Il peut s’agir de programmes, de codes, de processus et procédures, de lignes directrices en matière de résolution, de méthodes d’évaluation et de modèles de surveillance.
Numéro du dossier : BDC SF 35

Surveillance des systèmes de paiement, de compensation et de règlement
Description : Renseignements concernant le rôle de la Banque qui consiste à assurer un contrôle des risques associés aux systèmes de paiement, de compensation et de règlement.
Types de documents : Il peut s’agir de comptes rendus sur les problèmes, de rapports, d’examens, d’évaluations de cadre, d’examens de la modification de règles, de réponses et de recommandations.
Numéro du dossier : BDC SF 40

Conseils stratégiques et exposés
Description : Renseignements concernant les conseils stratégiques, exposés et recommandations sur la conception et l’élaboration du système financier, y compris les conseils sur les marchés.
Types de documents : Il peut s’agir de sommaires, de notes et de recommandations.
Numéro du dossier : BDC SF 45

Recherche
Description : Renseignements concernant la recherche sur le système financier, la stabilité financière, les conditions financières, les questions réglementaires, les répercussions, vulnérabilités et risques financiers, l’infrastructure des marchés financiers, la conception des systèmes de compensation et de règlement, les méthodes et les cadres réglementaires, ainsi que l’élaboration de modèles et d’outils.
Types de documents : Il peut s’agir de documents de recherche, de documents de travail, de sommaires et d’enquêtes.
Numéro du dossier : BDC SF 50

Monnaie

La Banque conçoit, émet et distribue les billets de banque canadiens, supervise le système de distribution des billets et veille à un approvisionnement fiable en billets de banque de qualité facilement acceptés et à l’épreuve de la contrefaçon.

Remboursement des billets de banque
Description : Renseignements concernant la prestation par la Banque de services de remboursement des billets de banque endommagés (contaminés ou mutilés).
Types de documents : Il peut s’agir de demandes de remboursement, de correspondance et d’évaluations.
Numéro du dossier : BDC EBB 05

Billets de banque mutilés
Description : Renseignements concernant le remboursement de billets de banque mutilés. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom du demandeur; ses coordonnées; des commentaires relatifs à la possession et à l’état des billets de banque; une pièce d’identité, comme un passeport, une carte de résident ou un permis de conduire; une preuve de résidence (si elle n’a pas été fournie comme preuve d’identité), comme un avis de cotisation, une fiche de paye, une facture de services publics ou d’impôts fonciers, ou encore un relevé de compte bancaire.
Catégorie de personnes : Grand public.
But : Des renseignements personnels sont recueillis pour traiter les demandes de remboursement et répondre aux demandes de renseignements généraux en lien avec des billets de banque mutilés ou contaminés. Certains renseignements peuvent être divulgués à des tiers, entre autres des organismes d’application de la loi et le Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés pour créer un répertoire des demandes de remboursement et aux fins d’établissement de statistiques et de production de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Tous les dossiers sont conservés pendant sept ans, après quoi ils sont détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC EBB 05
Enregistrement (SCT) : 20110285
Numéro de fichier : BDC PPU 073

Retrait de la circulation des billets de banque
Description : Renseignements concernant le retrait de la circulation des billets de banque pour des raisons telles que leur remplacement par un autre type de monnaie ou le retrait d’une coupure.
Types de documents : Il peut s’agir de rapports d’étape, de plans de distribution, de documents relatifs aux réunions, de plans stratégiques et de plans de projets, ainsi que de propositions.
Numéro du dossier : BDC EBB 10

Comités, réunions et groupes de travail
Description : Renseignements concernant la participation de la Banque à divers comités et groupes de travail internes et externes qui se penchent sur la monnaie.
Types de documents : Il peut s’agir d’ordres du jour, de procès-verbaux, de présentations et de documents à l’appui.
Numéro du dossier : BDC EBB 15

Conformité
Description : Renseignements concernant les activités de la Banque visant à assurer l’observation de la loi, y compris la dissuasion de la contrefaçon des billets de banque au moyen de programmes de communication et les activités de liaison avec les corps policiers et les procureurs.
Types de documents : Il peut s’agir de correspondance, de documents relatifs aux réunions, de politiques d’observation de la loi, de lignes directrices, de normes relatives à la reproduction d’images, de relevés d’utilisation et de statistiques.
Numéro du dossier : BDC EBB 20

Matériel éducatif, programmes et services
Description : Ce fichier renferme des renseignements relatifs aux demandes concernant le matériel éducatif, les programmes et les services. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom du demandeur, ses adresses personnelle et électronique ainsi que ses numéros de téléphone et de télécopieur. Le cas échéant, l’information comprend aussi le nom et l’adresse de l’organisation qui emploie le demandeur, le titre de ce dernier de même que ses numéros de téléphone et de télécopieur et son adresse courriel au travail.
Catégorie de personnes : Des membres du grand public qui ont présenté des demandes d’information ou fait des réservations à l’égard de programmes ou de services.
But : Les renseignements recueillis servent à donner suite aux demandes concernant le matériel éducatif, les séances d’information et les réservations pour les programmes et les services. Ils sont également employés pour obtenir des commentaires ou des instructions spéciales; savoir où les demandeurs ont entendu parler de notre matériel, de nos programmes ainsi que de nos services, et s’ils accepteraient qu’on communique avec eux plus tard. Dans ce dernier cas, si le demandeur a répondu par l’affirmative, les dossiers permettent de l’informer de la sortie de nouveau matériel et du lancement de nouveaux programmes et services ainsi que d’assurer un suivi, par exemple dans le but d’évaluer son degré de satisfaction quant au matériel éducatif, aux programmes et aux services reçus.
Usages compatibles : Les renseignements recueillis servent à des fins de planification et de production de statistiques internes concernant le nombre et la nature du matériel éducatif, des programmes et des services ayant fait l’objet d’une demande aussi bien que l’origine de celle-ci.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements disponibles sur papier sont conservés pendant une période d’au plus trois mois, après quoi ils sont versés dans une base de données électronique. Les renseignements sous forme électronique sont conservés pendant dix ans ou moins, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC BB 8, BDC EBB 20
Enregistrement (SCT) : 20110264
Numéro de fichier : BDC PPU 068

Vente de reproductions photographiques d’objets de la Collection nationale de monnaies et de reproductions d’images de billets de banque
Description : Ce fichier renferme des renseignements servant à administrer la vente et la distribution de reproductions photographiques d’objets numismatiques de la Collection nationale de monnaies du Musée de la monnaie ainsi que l’information que doivent fournir les personnes qui demandent à la Banque l’autorisation de reproduire des images de billets de banque. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom, le numéro de téléphone, les adresses postales et électroniques du demandeur, le nom de l’organisation, s’il y a lieu, et le numéro de télécopieur. Ils incluent également les numéros de compte bancaire, les signatures, les relevés des commandes antérieures et les opinions exprimées dans les sondages par des acheteurs de reproductions photographiques. De plus, les personnes qui désirent obtenir l’autorisation de reproduire des billets de banque doivent décrire la nature de la reproduction proposée et expliquer comment elle sera exposée.
Catégorie de personnes : Grand public.
But : La Banque du Canada est le titulaire du droit d’auteur enregistré de tous les éléments entrant dans la conception des billets de banque canadiens. La reproduction d’images de billets de banque est protégée par la législation fédérale, y compris le Code criminel du Canada et la Loi sur le droit d’auteur. Ces renseignements ont pour but d’assurer qu’une autorisation appropriée est accordée avant que des images de billets de banque ne soient reproduites, et de faciliter la vente et la distribution de reproductions photographiques par le Musée de la monnaie de la Banque.
Usages compatibles : Les dossiers servent à des fins de planification et de production de statistiques internes sur l’origine et la nature des demandes, les pièces vendues, l’intérêt manifesté à l’égard de certains objets et les clients réguliers afin de soutenir la vente et la distribution de reproductions photographiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers papier liés aux demandes d’autorisation de reproduction de billets de banque sont conservés pendant deux ans, après quoi ils sont versés dans une base de données avant d’être détruits. Les dossiers dans la base de données sont conservés pendant cinq ans, puis détruits. Les dossiers papier relatifs à la vente de reproductions photographiques sont conservés pendant une période d’un an, après quoi ils sont transférés dans une base de données avant d’être détruits. Les copies électroniques sont conservées pendant sept ans, puis détruites.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC BB 8, BDC EBB 20
Enregistrement (SCT) : 006457
Numéro de fichier : BDC PPU 047

Colloques sur la monnaie
Description : Renseignements concernant les présentations faites à l’occasion de colloques, de séminaires ou de symposiums (organisés par la Banque ou tenus à l’extérieur) portant sur la monnaie et les modes de paiement préférés de la population canadienne, ainsi que la documentation recueillie lors de ces événements.
Types de documents : Il peut s’agir de matériel de présentation, de notes d’allocution et d’horaires.
Numéro du dossier : BDC EBB 25

Destruction
Description : Renseignements concernant la destruction de billets de banque de mauvaise qualité et d’autres matériaux (plaques et matrices d’impression, par exemple). Comprend l’information sur la gestion des certificats de destruction des billets de mauvaise qualité.
Types de documents : Il peut s’agir de certificats de destruction, d’états de rapprochement et de correspondance avec les imprimeurs.
Numéro du dossier : BDC EBB 30

Élaboration
Description : Renseignements concernant l’élaboration de nouveaux billets de banque, notamment les spécifications, le graphisme, les essais de préproduction et d’autres tests.
Types de documents : Il peut s’agir de rapports sur l’utilisation de la monnaie, les avancées technologiques, le possible remplacement de billets par des pièces de monnaie, la conception des billets (coupures, contenu visuel et contrefaçon et simulations) et les éléments de sécurité.
Numéro du dossier : BDC EBB 35

Distribution
Description : Renseignements concernant tous les aspects de la distribution des billets de banque aux établissements autorisés participant au Système de distribution des billets de banque afin d’assurer un approvisionnement suffisant et une qualité élevée des billets en circulation.
Types de documents : Il peut s’agir des documents relatifs aux envois (au transport), aux commandes de retrait et aux dépôts de billets.
Numéro du dossier : BDC EBB 40

Politiques et procédures
Description : Renseignements concernant l’élaboration et la mise à jour des politiques et procédures opérationnelles de la Banque relatives à la conception, à la production, à la distribution et à la destruction des billets de banque.
Types de documents : Il peut s’agir de documents de politiques, de schémas de processus et de diagrammes.
Numéro du dossier : BDC EBB 45

Conseils stratégiques et exposés
Description : Renseignements concernant les conseils stratégiques, exposés et recommandations de la Banque sur l’émission de billets de banque, leur mise en circulation, leur retrait et leur intégrité, ainsi que sur l’utilisation de l’argent comptant et les tendances futures quant à la monnaie.
Types de documents : Il peut s’agir de sommaires, de notes et de recommandations.
Numéro du dossier : BDC EBB 50

Production
Description : Renseignements concernant la gestion de la production des billets de banque et des matériaux entrant dans leur élaboration.
Types de documents : Il peut s’agir de correspondance avec les imprimeurs, de demandes d’achat et de bons de livraison, de listes de vérification de livraison, de rapprochements de commandes de billets et de rapports sur le traitement des billets.
Numéro du dossier : BDC EBB 55

Gestion de la qualité
Description : Renseignements concernant la surveillance de la qualité, de la demande, des stocks et de l’authenticité des billets de banque, dont la surveillance effectuée par les centres des opérations.
Types de documents : Il peut s’agir de prévisions quant à la demande de billets, et de documents relatifs aux stocks et aux essais de mise en circulation.
Numéro du dossier : BDC EBB 60

Recherche
Description : Renseignements concernant les recherches sur l’économie, la contrefaçon, les caractéristiques de sécurité, les supports d’impression et les différentes formes de monnaies, ainsi que la monnaie numérique de banque centrale. Il s’agit aussi de fichiers concernant le suivi des technologies existantes et en développement, comme les cartes de débit, les flux de billets, le matériel de reproduction, la monnaie électronique et les guichets automatiques.
Types de documents : Il peut s’agir de travaux de recherche, de documents de travail, de sommaires, de rapports et d’enquêtes.
Numéro du dossier : BDC EBB 65

Gestion des parties prenantes
Description : Renseignements concernant la surveillance de la situation de l’argent comptant et la gestion des relations et partenariats essentiels. Les renseignements portent entre autres sur la création de ressources éducatives pour les parties prenantes afin de leur faire connaître les billets de banque canadiens, l’élaboration et la mise en œuvre de plans de mobilisation, ainsi que la réalisation de stratégies de communication pour mener à bien des activités de sensibilisation et de rayonnement dans les bureaux régionaux de la Banque.
Types de documents : Il peut s’agir d’enquêtes, de correspondance, de procès-verbaux de réunions, de présentations, de publications, de plans stratégiques et de plans de projets, ainsi que de rapports.
Numéro du dossier : BDC EBB 70

Gestion financière

La Banque assure des services de gestion financière au gouvernement du Canada et à d’autres clients ainsi que pour ses propres besoins. Pour le gouvernement fédéral, elle offre des services de gestion de la trésorerie et agit comme agent financier en ce qui a trait à la gestion de la dette publique et des réserves de change.

Tenue de comptes
Description : Renseignements concernant la création et la tenue des comptes clients de la Banque auprès d’institutions nationales et étrangères pour permettre les activités de gestion financière.
Types de documents : Il peut s’agir de correspondance, de rapports et d’enquêtes.
Numéro du dossier : BDC GF 05

Garanties
Description : Renseignements concernant les comptes clients et l’enregistrement de garanties données en vertu de la Loi sur les banques ainsi que l’obtention par la Banque d’une garantie appropriée au moment de l’octroi d’un prêt.
Types de documents : Il peut s’agir de correspondance avec les clients, de formulaires et de rapports.
Numéro du dossier : BDC GF 10

Banque de données sur les fichiers des clients, constituée en vertu de l’article 427 de la Loi sur les banques
Description : Les fichiers renferment des renseignements sur le recours par des particuliers aux services d’archives fournis en vertu de l’article 427 de la Loi sur les banques ainsi que l’information de nature financière ayant permis d’ouvrir les comptes des clients. Les services offerts consistent en la recherche d’information et la délivrance de copies des préavis et des certificats de dégagement.
Catégorie de personnes : Clients, notamment particuliers ayant l’intention de conférer des biens en garantie de prêts en vertu de l’article 427 ou désirant avoir accès aux renseignements contenus dans le registre.
But : Cette banque de données permet de conserver l’information sur les clients, notamment en ce qui concerne les demandes d’accès aux services d’archives, ainsi que des renseignements de nature financière permettant l’ouverture des comptes à partir desquels les clients acquittent les frais de consultation du registre.
Usages compatibles : L’information permet d’aviser les clients d’erreurs commises dans les registres, d’évaluer et d’améliorer la qualité des services offerts et d’autoriser les clients à payer les services relatifs au registre autrement qu’en espèces.
Normes de conservation et de destruction : Les fichiers sont conservés pendant une période de sept ans après la fermeture du compte, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC GF 10
Enregistrement (SCT) : 004038
Numéro de fichier : BDC PPU 046

Registre des garanties données en vertu de l’article 427 de la Loi sur les banques
Description : Dans ce registre, établi en vertu de l’article 427 de la Loi sur les banques, sont consignés des préavis et des certificats de dégagement. Les préavis servent à indiquer le nom et l’adresse postale de la personne, société ou entreprise ayant l’intention de conférer, en vertu de l’article 427, un bien en garantie en contrepartie d’un prêt. Ils comportent aussi le nom de la banque, parmi celles énumérées aux annexes I et II de la Loi, à qui la garantie doit être conférée.
Catégorie de personnes : Tout particulier ayant l’intention de conférer un bien en garantie d’un prêt en vertu de l’article 427 de la Loi.
But : Tenir un fichier des préavis enregistrés et des enregistrements radiés par des certificats de dégagement.
Usages compatibles : L’information permet de répondre aux demandes de renseignements émanant du public concernant les préavis.
Normes de conservation et de destruction : Les fichiers sont conservés sept ans après la date d’annulation ou d’expiration, puis détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC GF 10
Enregistrement (SCT) : 004037
Numéro de fichier : BDC PPU 045

Comités et réunions
Description : Renseignements concernant la participation de la Banque à divers comités et groupes de travail internes et externes, comme ceux qui se penchent sur les titres d’emprunt étrangers et intérieurs, la gouvernance de la gestion financière, les enjeux de gestion financière et ceux touchant le rôle d’agent financier, et les approbations de notations financières.
Types de documents : Il peut s’agir d’ordres du jour, de procès-verbaux, de notes d’information, de tableaux de bord et de présentations.
Numéro du dossier : BDC GF 15

Gestion de la dette
Description : Renseignements concernant l’obtention et la gestion de fonds par l’émission et le remboursement de titres de créance négociables, comme les bons du Trésor et les obligations d’État, ainsi qu’à l’achat, au prêt et à la gestion d’autres types de titres pour le gouvernement du Canada. Ces renseignements comprennent les délibérations sur la structure des échéances et la composition de la dette publique.
Types de documents : Il peut s’agir d’analyses et d’opérations liées aux adjudications et aux marchés, de correspondance avec les courtiers, de rapports, d’enquêtes et de statistiques, et de remboursements.
Numéro du dossier : BDC GF 20

Gestion des risques financiers et opérationnels
Description : Renseignements concernant la surveillance, l’évaluation, l’identification et la gestion des risques financiers et opérationnels découlant des activités de la Banque, de ceux qui sont propres au bilan et à la caisse de retraite de la Banque, et des risques financiers pour le gouvernement du Canada.
Types de documents : Il peut s’agir d’évaluations du crédit, de conseils sur le risque de crédit, d’appréciations, de rapports d’enquête, de décisions, de plans d’intervention, de sanctions et de registres.
Numéro du dossier : BDC GF 25

Gestion des réserves de change
Description : Renseignements concernant la gestion du portefeuille de réserves de change et de titres à revenu fixe étrangers du Canada, ainsi que le passif en devises du gouvernement du Canada, lequel sert à financer les réserves de change.
Types de documents : Il peut s’agir de plans de financement, de rapports et de grilles de taux de change.
Numéro du dossier : BDC GF 30

Liaison
Description : Renseignements concernant les partenariats internes et externes et la correspondance aux fins de collaboration, d’échange d’information et de prestation de soutien et de conseils sur des sujets relatifs aux enjeux de gestion financière.
Types de documents : Il peut s’agir de correspondance et de communications.
Numéro du dossier : BDC GF 35

Opérations de paiement, de compensation et de règlement
Description : Renseignements concernant la transmission, la confirmation et la réalisation de transferts de fonds et l’injection de liquidités pour faciliter les règlements et assurer la circulation de l’argent entre les institutions.
Types de documents : Il peut s’agir d’opérations, de grands livres, de correspondance et de rapports.
Numéro du dossier : BDC GF 40

Gestion de la caisse de retraite
Description : Renseignements concernant la gestion du portefeuille de placements associé au Fonds de pension en fiducie de la Banque du Canada de manière à assurer un financement adéquat du Régime de pension de la Banque du Canada.
Types de documents : Il peut s’agir d’états financiers, de journaux relatifs au Régime de pension, de rapports, d’analyses, de documents portant sur la gestion des placements, de recherches sur la répartition des actifs et de renseignements sur les catégories d’actifs.
Numéro du dossier : BDC GF 45

Politiques, modèles et procédures
Description : Renseignements concernant les politiques relatives à la gestion financière et aux opérations bancaires, ainsi que renseignements liés à l’élaboration à la mise en œuvre et à l’évaluation de modèles, d’outils et de processus utilisés pour permettre les opérations à l’appui de la gestion financière.
Types de documents : Il peut s’agir de politiques, de processus, de procédures, de lignes directrices en matière de résolution et de codes.
Numéro du dossier : BDC GF 50

Conseils stratégiques
Description : Renseignements concernant les conseils stratégiques, recommandations et exposés adressés au gouvernement du Canada et au Conseil de direction, au gouverneur et aux sous-gouverneurs de la Banque sur les enjeux de dette intérieure et étrangère.
Types de documents : Il peut s’agir de sommaires, de plans d’intervention, de notes d’information et de recommandations.
Numéro du dossier : BDC GF 55

Gestion de la trésorerie
Description : Renseignements concernant la gestion des comptes du receveur général du Canada qui servent à s’assurer que ces comptes sont suffisamment provisionnés pour répondre aux besoins quotidiens, ainsi que renseignements liés à la gestion du bilan de la Banque.
Types de documents : Il peut s’agir de mises à jour et de rapports mensuels, de flux et de prévisions de trésorerie, d’évaluations et des soldes de règlement cibles quotidiens.
Numéro du dossier : BDC GF 60

Biens non réclamés

Description : Renseignements concernant le service de garde des soldes non réclamés, ainsi que le service relatif aux titres au détail du gouvernement du Canada et le rachat de ceux-ci.
Types de documents : Il peut s’agir de demandes de renseignements et de plaintes, de correspondance, de formulaires, de relevés d’impôt, de rapports, de dossiers clients, de relevés d’opérations, d’enregistrements d’appels, ainsi que de procédures et de lignes directrices.
Numéro du dossier : BDC GF 65

Registres des titres et dossiers des porteurs d’obligations du gouvernement du Canada
Description : Ce fichier renferme des renseignements concernant le Programme de placement de titres sur le marché de détail, qui a été imparti à divers fournisseurs de services externes qui tiennent des registres de titres ou qui offrent d’autres services relatifs à la tenue de l’information sur divers produits. Les registres contiennent des renseignements sur l’émission des obligations, la tenue de l’information connexe et le remboursement des titres. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la date de naissance, la date de décès, le numéro d’identification de l’employé, les données de connexion, le nom de l’employeur, les renseignements bancaires, les signatures, la préférence linguistique, les renseignements sur la succession, les renseignements sur les plaintes, le type de régime immatriculé, le type de compte et le numéro d’assurance sociale. Ce fichier renferme aussi le registre d’administration des obligations destinées aux investisseurs institutionnels, notamment les obligations négociables et les anciennes Obligations d’épargne du Canada des émissions 1 à 31. On consigne actuellement dans ces registres de l’information sur l’encours des titres destinés aux investisseurs institutionnels. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le numéro de compte, les renseignements bancaires et le numéro d’assurance sociale.
Catégories de personnes : Personnes qui ont acheté une obligation ou qui en sont propriétaires ainsi que leurs représentants légaux autorisés, leurs bénéficiaires ou leurs héritiers.
But : Ce fichier sert à authentifier l’identité des porteurs d’obligations, à établir l’admissibilité à l’achat d’obligations, à établir un registre, à consigner les transactions liées aux comptes des porteurs d’obligations, à effectuer des remboursements et à verser des intérêts, ainsi qu’à répondre à des demandes de renseignements et à des plaintes. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au Règlement sur les obligations intérieures du Canada et au Règlement de 1997 sur la réception et le dépôt des fonds publics, en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et de l’article 24 de la Loi sur la Banque du Canada. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.
Usages compatibles : Certains renseignements sont communiqués à Services publics et Approvisionnement Canada, qui est chargé du versement des intérêts (par chèque ou virement automatique) pour le compte de la Banque (voir le fichier de renseignements personnels propre à l’institution : TPSGC PCU 712). Des renseignements sont également communiqués à l’Agence du revenu du Canada aux fins de paiement des impôts (voir le fichier de renseignements personnels propre à l’institution : ARC PPU 140). Des renseignements peuvent aussi être utilisés pour percevoir une somme due à Sa Majesté du chef du Canada et enquêter sur des plaintes reçues par le client. Avec le consentement des porteurs d’obligations, les renseignements peuvent aussi être transmis à un tiers en vue de la réalisation d’études de marché telles que des sondages ou des enquêtes auprès de groupes cibles en ce qui a trait aux titres au détail.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers d’enregistrement, y compris les demandes de titres de créance, sont conservés pendant 30 ans après le remboursement du titre, puis détruits. Les dossiers concernant les coupons et les certificats d’épargne de guerre sont conservés pendant un an après le remboursement, puis détruits. La période de conservation des données sur les produits enregistrés est de 30 ans à partir de la date à laquelle le dernier retrait a lieu et le solde est nul. Les dossiers concernant le versement d’intérêts sont conservés pendant 30 ans après que le versement a été effectué, puis détruits. Les dossiers ayant trait aux demandes de changement, notamment les demandes de changement d’adresse et celles visant les données sur le virement automatique et les retenues sur salaire, sont conservés pendant deux ans, puis détruits. Les dossiers relatifs aux documents et opérations des clients ainsi qu’aux obligations et chèques d’intérêts perdus sont conservés pendant 30 ans après la fermeture du dossier, puis détruits. Dans les cas où une obligation ou un chèque perdu est retrouvé après l’émission d’un effet de remplacement, l’obligation ou le chèque perdu est conservé pendant deux ans, puis détruit. Les dossiers concernant les versements d’intérêts non livrables sont conservés indéfiniment. Les dossiers relatifs aux obligations non réclamées sont conservés indéfiniment. Les dossiers touchant les Services en ligne OEC sont conservés pendant un an, puis détruits. (En ce qui concerne les copies des chèques versés ou la recherche de virements automatiques, veuillez vous reporter au fichier de renseignements personnels TPSGC PCU 712 pour connaître les normes de conservation et de destruction.)
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC GF 65
Enregistrement (SCT) : 004132
Numéro de fichier : BDC PPU 005

Demandes de renseignements relatives aux biens non réclamés
Description : Ce fichier donne des renseignements sur les soldes non réclamés dont la Banque du Canada est le dépositaire au nom de leurs propriétaires. Il s’agit de soldes qui sont, en cas d’inactivité du compte pendant au moins dix ans, transférés à la Banque du Canada par des institutions financières sous réglementation fédérale ou des sociétés de fiducie. Parmi les renseignements personnels contenus dans ce fichier peuvent figurer le nom, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale, les cartes de signature, les coordonnées, des renseignements de nature financière, la préférence linguistique, des signatures et des documents juridiques justifiant le droit de réclamation du demandeur.
Catégorie de personnes : Grand public.
But : L’information est utilisée pour répondre aux demandes de renseignements de particuliers, de sociétés ou de leurs représentants légaux autorisés sur des soldes non réclamés et de façon à ce que les propriétaires légitimes des comptes reçoivent ce qui leur est dû. Les renseignements personnels sont recueillis en application de l’article 438 de la Loi sur les banques, de l’article 385.03 de la Loi sur les associations coopératives de crédit et de l’article 424 de la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt.
Usages compatibles : La Banque publie certaines de ces données dans son site Web, cette publication étant conforme aux fins pour lesquelles la Banque a recueilli ces données, c’est-à-dire le versement des fonds non réclamés aux personnes qui sont en droit de les recevoir. La Banque transfère les soldes non réclamés au receveur général du Canada après 30 ans pour les soldes de moins de 1 000 $ et après 100 ans pour ceux de plus de 1 000 $. Les renseignements permettant d’identifier des personnes ne sont pas communiqués au receveur général. Après le transfert au receveur général, le solde est dit transféré.
Normes de conservation et de destruction : Tous les documents se rapportant à des soldes remboursés et transférés sont conservés pendant sept ans avant d’être détruits. Les documents se rapportant aux requêtes considérées comme des demandes légitimes de remboursement de soldes (le remboursement n’ayant toutefois pas eu lieu) sont conservés pendant sept ans avant d’être détruits. Si les demandes sont jugées illégitimes, les documents connexes sont conservés pendant deux ans avant d’être détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC GF 65
Enregistrement (SCT) : 000073
Numéro de fichier : BDC PPU 020

Supervision des paiements de détail

La Banque est chargée de superviser les fournisseurs de services de paiement pour vérifier leur conformité à la Loi sur les activités associées aux paiements de détail, l’objectif étant de renforcer la confiance à l’égard de la sécurité et de la fiabilité de leurs services tout en protégeant les utilisateurs contre certains risques.

Tenue des comptes
Description : Renseignements concernant des personnes ou des entités qui peuvent être des fournisseurs de services de paiement, notamment leur relation avec les titulaires de compte.
Types de documents : Il peut s’agir de coordonnées de personnes ou d’entités qui ont présenté une demande d’enregistrement ou qui sont des fournisseurs de services de paiement potentiels, ainsi que d’avis d’enregistrement, de refus, de cessation et de révocation.
Numéro du dossier : BDC SPD 05

Comités et réunions
Description : Renseignements concernant la participation de la Banque à divers comités et groupes de travail internes et externes qui se penchent sur la supervision des paiements de détail.
Types de documents : Il peut s’agir d’ordres du jour, de documents d’information, de procès-verbaux, de matériel de présentation et d’autres documents à l’appui.
Numéro du dossier : BDC SPD 10

Interventions publiques et participation à des colloques
Description : Renseignements concernant des présentations faites à l’occasion de colloques, de sommets, de séminaires ou de symposiums portant sur la supervision des paiements de détail organisés par la Banque ou tenus à l’extérieur, ainsi que la documentation recueillie lors de ces événements.
Types de documents : Il peut s’agir de matériel de présentation, de notes d’allocution et d’horaires.
Numéro du dossier : BDC SPD 15

Liaison
Description : Renseignements concernant les partenariats internes et externes et la correspondance aux fins de collaboration, d’échange d’information et de prestation de soutien et de conseils sur des questions relatives à la supervision des paiements de détail et à l’évolution de ce domaine.
Types de documents : Il peut s’agir de correspondance, de communications et de conseils.
Numéro du dossier : BDC SPD 20

Surveillance et application de la loi
Description : Renseignements concernant les activités de surveillance et d’évaluation des fournisseurs de services de paiement, et d’enquête sur ceux-ci, visant à identifier les risques ou la non-conformité et à déterminer et mettre en œuvre les mesures d’application de la loi nécessaires.
Types de documents : Il peut s’agir de coordonnées des fournisseurs de services de paiement, d’évaluations des risques, d’enquêtes, de renseignements recueillis auprès des fournisseurs de services de paiement, de registres des mesures de supervision, d’avis de violation, d’accords de conformité, d’avis de désenregistrement ou de révocation de l’enregistrement, ainsi que de l’historique de conformité et d’infraction.
Numéro du dossier : BDC SPD 25

Politiques et procédures
Description : Renseignements concernant l’élaboration, l’établissement et la mise à jour de politiques et procédures sur les paiements de détail, comme le cadre de supervision et les processus opérationnels.
Types de documents : Il peut s’agir de politiques, de procédures, de schémas de processus et de diagrammes.
Numéro du dossier : BDC SPD 30

Conseils stratégiques
Description : Renseignements concernant des opinions, commentaires, recommandations et breffages fournis aux cadres supérieurs de la Banque et au gouvernement du Canada servant à éclairer et à influencer les discussions sur les politiques en matière de supervision des paiements de détail.
Types de documents : Il peut s’agir de sommaires, de notes d’information et de recommandations.
Numéro du dossier : BDC SPD 35

Projets
Description : Renseignements concernant les initiatives entreprises pour assurer ou améliorer les services qui soutiennent la fonction de supervision des paiements de détail.
Types de documents : Il peut s’agir de documents portant sur l’organisation, la coordination, la gestion, les livrables et la clôture des projets, ainsi que sur la transition aux activités normales.
Numéro du dossier : BDC SPD 40

Recherche
Description : Renseignements concernant la recherche sur des sujets ou des domaines d’intérêt liés au mandat de supervision des paiements de détail et aux responsabilités opérationnelles, ainsi que les études sur les pratiques exemplaires et les normes sectorielles.
Types de documents : Il peut s’agir de documents de recherche, de documents de travail, d’enquêtes et de rapports statistiques.
Numéro du dossier : BDC SPD 45

Administration générale

L’Administration générale soutient la saine gestion de l’information et des ressources humaines, financières, technologiques et matérielles ainsi que de l’infrastructure connexe grâce à l’élaboration de politiques institutionnelles et au maintien de systèmes et de pratiques intégrés et efficients.

Administration
Services administratifs
Description : Comprend des dossiers liés à la gestion des services administratifs fournis à l’interne, au sein de l’institution, et contribuant à la gestion et à la mise en œuvre des programmes et services de l’institution. Les dossiers peuvent comprendre des renseignements concernant les locaux, la construction et la modification des postes de travail, les services de photocopie, les services d’impression, les services téléphoniques, les services de courrier et de messagerie, de traduction et de serrurier.

Types de documents : Listes téléphoniques, relevés d’utilisation du photocopieur, formulaires de commande de services d’impression, exemplaires de lignes directrices et de procédures en matière de traduction, rapports sur les fournitures de bureau, catalogues et manuels d’équipement téléphonique, registres de courrier, bordereaux de courrier et de messagerie, permis d’expédition, exemplaires de procédures et de politiques internes, information sur les produits, listes de prix et bons de commande de papeterie.
Numéro du dossier: BDC DSG 401

Audit
Vérification interne
Description : Comprend des enregistrements se rapportant aux activités d’audit accomplies par le service de la vérification interne d’une institution. Les vérificateurs sont chargés d’évaluer de façon indépendante et objective l’efficacité des processus de la Banque, conçus et mis en place par la direction, afin que les actifs de la Banque et les avoirs de ses clients soient protégés des pertes en tout genre, y compris des pertes causées par la fraude, les irrégularités ou la corruption; que les informations importantes sur les finances, la gestion et les opérations soient exactes, fiables et à jour; que les ressources soient protégées adéquatement, acquises de façon économique et utilisées de façon efficiente; que les menaces potentielles à la réalisation des objectifs de la Banque soient cernées, évaluées, atténuées et surveillées; que les politiques, normes et procédures de la Banque, de même que les dispositions législatives et réglementaires connexes, soient respectées; que la Banque défende dans ses murs une déontologie et des valeurs fortes.
Types de documents : Rapports de vérification interne, documents de travail en matière d’audit et guide d’audit (notamment méthodes et modèles).
Numéro du document : BDC DSG 456

Communications
Description : Comprend des dossiers se rapportant à la gestion des communications internes et externes d’une institution. La fonction Communications comprend, entre autres, les activités suivantes : fournir aux cadres supérieurs du soutien et des conseils en matière de communication, notamment pour la rédaction de discours, de communiqués, de notes de breffage, d’exposés, de notes de service et de correspondance; établir et mettre en œuvre des plans et des stratégies de communication (y compris des analyses des contextes internes et externes) à l’appui des politiques, programmes, services et initiatives de l’institution; préparer, produire et diffuser de l’information au moyen de tous types de supports et d’arts graphiques, dont la publication électronique; intégrer toutes les activités de communication, y compris les applications Internet, le marketing, la publicité, les enquêtes par sondage et les relations avec les médias afin de favoriser des communications constantes et bien coordonnées avec le public; fournir, coordonner ou donner à contrat des services de suivi de presse; communiquer avec le public, des institutions fédérales, des organismes chargés de l’application de la loi, des institutions relevant d’autres administrations (municipales, provinciales, internationales) et des organismes du secteur privé et fournir des services d’information au moyen d’Internet et d’autres médias électroniques; planifier, coordonner, mettre en œuvre et évaluer des programmes et des campagnes de publicité, de publication et de sensibilisation publique; planifier, coordonner et promouvoir la participation de l’institution à des événements publics, dont des foires et des expositions; entretenir des relations avec les médias, coordonner l’accès aux médias, autoriser et diffuser des communiqués et des notes de breffage, et organiser des entrevues dans les médias; commercialiser et distribuer les publications de l’institution en divers formats, et notamment produire, distribuer et évaluer des films, des vidéos et des productions audiovisuelles et multimédias manuellement ou électroniquement (p. ex., conception, mise en page, composition, éditique, impression, reliure); rédiger et administrer des lignes directrices pour assurer l’uniformité du style, de la conception graphique, etc., des documents de l’institution; concevoir des logos, des en-têtes, du papier à lettre, du matériel de papeterie, des publications, etc., qui font valoir l’image de marque de l’institution. Les dossiers peuvent comprendre de l’information concernant les relations avec les médias, le suivi et l’analyse d’activités médiatiques, des conseils et des services de planification stratégiques en matière de communication, des enquêtes par sondage et des analyses connexes, les publications de l’institution, l’élaboration, la conception, la gestion et la tenue de sites Web internes et externes, ainsi que l’établissement et la tenue de listes d’envoi et de distribution internes et externes.
Types de documents : Analyses médiatiques et infocapsules, plans de communication, annonces, avis, bulletins et mises au point à l’intention du personnel, communiqués, fiches documentaires et feuilles de renseignements, avis aux médias, discours, questions et réponses, notes de scénarios, notes d’allocution, notes de breffage, documents pédagogiques et matériel de formation, calendrier d’activités, coupures de presse, biographies, protocoles, exposés en PowerPoint, listes d’envoi et de distribution, rapports d’enquête par sondage, guides de rédaction, politiques, lignes directrices, normes et procédures de l’institution en matière de communication, notices, dépliants, études sur les services fournis ou la satisfaction de la clientèle, enquêtes omnibus, revues de la littérature, plans et politiques de communication en cas de crises et d’urgences, brochures, documentation relative à la publication d’imprimés et de documents électroniques, contenu de sites Web et copies des publications de l’institution dans tous les formats.
Numéro du document : BDC COM 165

Listes d’envoi
Description : Ce fichier renferme les éléments des listes d’envoi de la Banque du Canada. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom, l’adresse postale, l’adresse électronique et les numéros de téléphone et de télécopieur de particuliers ou de personnes-ressources du secteur privé et d’organismes fédéraux, provinciaux et non gouvernementaux. Sont conservées également des photocopies de chèques, si nécessaire, aux fins de remboursement (le numéro de chèque est enregistré dans la base de données).
Catégorie de personnes : Membres du public ou représentants d’entreprises du secteur privé et d’organismes fédéraux, provinciaux et non gouvernementaux qui ont transmis leurs coordonnées pour obtenir des exemplaires de documents.
But : Créer et maintenir des listes d’envoi uniformisées aux fins de distribution de matériel de communication, de publications, de rapports et d’autres documents relatifs aux programmes et aux activités de la Banque du Canada, ou autre.
Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés aux fins de planification.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers papier liés aux publications gratuites et payantes sont conservés trois ans, puis détruits. Les dossiers dans la base de données qui se rapportent aux publications payantes sont conservés trois ans après la dernière consultation à des fins administratives, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC COM 165
Enregistrement (SCT) : 006323
Numéro de fichier : BDC PPU 055

Accueil
Description : Comprend des dossiers concernant l’accueil. L’accueil consiste en l’organisation d’un repas ou d’une activité de divertissement, notamment l’organisation d’activités sociales ou de cérémonies conformément aux politiques et aux lignes directrices établies. Les dossiers peuvent contenir des renseignements sur la nature, l’ampleur, le lieu, le coût et le type des activités d’accueil. Les dossiers peuvent également renfermer des renseignements sur la divulgation proactive des dépenses d’accueil pertinentes.
Types de documents : Listes de participants, lieux, dates et dépenses, protocoles liés aux activités, politiques et lignes directrices en matière d’accueil et documents relatifs à la publication en ligne des dépenses d’accueil.
Numéro du document : BDC DSG 446

Inscription aux colloques
Description : Ce fichier renferme des renseignements sur la participation aux colloques organisés par la Banque du Canada. Les renseignements personnels sont recueillis au moyen d’un site Web sécurisé de la Banque du Canada et comprennent le nom, le titre de poste, les numéros de téléphone et de télécopieur, l’adresse courriel ainsi que les restrictions alimentaires ou de mobilité des personnes qui assistent à un colloque. Ils peuvent également contenir le nom du conjoint ou d’une personne qui accompagne un participant ainsi que les renseignements pertinents à son égard.
Catégorie de personnes : Des membres du grand public et des représentants d’organismes ou d’entreprises externes, d’autres organismes gouvernementaux et de gouvernements internationaux.
But : Les renseignements sont utilisés afin de prendre les dispositions nécessaires concernant l’hébergement et le transport, et pour préparer la documentation relative aux colloques.
Usages compatibles : Pour offrir des services aux participants et à leurs invités ainsi qu’à des fins de planification, d’évaluation et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant une période de deux ans après l’activité, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 446
Enregistrement (SCT) : 20110262
Numéro de fichier : BDC PPU 058

Gouvernance

Conseil d’administration et Services à la Haute Direction
Description : Comprend des documents sur la prestation de divers services administratifs au Conseil d’administration et à la Haute Direction de l’institution (Conseil de direction, Conseil de gestion). Cette catégorie peut comprendre des documents sur le contrôle et le suivi de la correspondance, la sélection ou la mise en œuvre de technologies de l’information pour appuyer la prestation de services, l’administration des comités de la Haute Direction, dont les services de secrétariat, et la préparation des notes de breffage.
Types de documents : Correspondance, documents et notes de breffage, invitations à prononcer un discours ainsi que procès-verbaux, ordres du jour et comptes rendus de décisions des réunions des comités.
Numéro du document : BDC DSG 436

Membres de conseils d’administration, de comités et de conseils

Planification de la continuité des activités
Description : Comprend des documents sur la planification de la continuité des activités de l’institution, soit les mesures prévoyant l’accessibilité continue des services et des biens afférents qui sont essentiels à la santé, la sûreté, la sécurité et le bien-être économique des Canadiens en cas de catastrophe ou d’urgence. La planification de la continuité des activités va de pair avec la protection civile (p. ex., les plans d’évacuation en cas d’incendie, les plans d’évacuation des édifices et les plans d’intervention civils) et comprend l’élaboration et la mise en œuvre du Programme de continuité des opérations (programme COOP). Les types d’incidents pouvant déclencher la mise en œuvre du plan peuvent varier. Il peut s’agir d’un incident mineur comme une panne d’électricité dans un édifice donné ou une panne d’équipement ou de systèmes, ou d’un incident ayant des répercussions à l’échelle provinciale ou nationale. Le programme COOP énonce et sert à coordonner les efforts du personnel de l’institution et la mise en œuvre des dispositions et des procédures préétablies pour garantir que l’institution puisse poursuivre ou reprendre ses activités opérationnelles essentielles dans un délai raisonnable.
Types de documents : Comprend ce qui suit : plans de reprise des activités en cas d’urgence ou de catastrophe, procédures de sauvegarde du réseau ou des données, ressources d’urgence et de reprise des activités, procédures d’évacuation en cas d’urgence, ententes sur les niveaux de service, politiques sur les dossiers essentiels, procédures de notification des équipes d’intervention en cas d’urgence, du personnel de l’institution et de la Haute Direction, ainsi que des organismes fédéraux, provinciaux et municipaux, procédures d’activation des plans, documents relatifs aux installations de la Banque du Canada, liste des personnes avec qui communiquer en cas de catastrophe ou d’urgence, procédures détaillées relatives à la reprise et au rétablissement des activités et procédures relatives aux relations avec les médias.
Numéro du document : BDC DSG 406

Continuité des opérations (COOP)
Description : Ce fichier renferme des renseignements contenus dans le Programme de continuité des opérations (programme COOP) de la Banque du Canada. Ce programme est mis en place par la Banque pour permettre l’accessibilité continue des services et des biens afférents qui sont essentiels au fonctionnement efficace du système financier canadien, à la santé, à la sécurité ainsi qu’au bien-être économique des Canadiens. Les renseignements personnels peuvent comprendre les noms et coordonnées personnelles d’employés de la Banque du Canada qui font partie de l’Équipe COOP et de l’Équipe de Gestion des interventions de la Banque du Canada, ainsi que des renseignements de même nature permettant de communiquer avec les cadres supérieurs, les membres de la Haute Direction et les locataires qui ont accès aux installations de la Banque. Le fichier renferme aussi les noms et numéros d’urgence des fournisseurs de services d’intervention et de reprise après sinistre et d’autres types de services, en plus de ceux de responsables d’organisations internationales, fédérales, provinciales et municipales avec lesquels la Banque du Canada pourrait communiquer afin d’obtenir de l’aide en situation d’urgence. Tous les membres du personnel peuvent choisir de fournir leurs coordonnées personnelles pour les besoins de ce programme.
Catégorie de personnes : Employés et nouvelles recrues de la Banque du Canada, personnels contractuels de la Banque du Canada, membres du Conseil d’administration, locataires qui ont accès aux installations de la Banque, responsables des mesures d’urgence, fournisseurs, prestataires de services, personnes-ressources et visiteurs, notamment membres du public.
But : La Banque du Canada conserve ces renseignements pour être en mesure de communiquer avec les personnes appropriées qui ont la responsabilité de prendre les décisions qui s’imposent en cas d’interruption des activités courantes. Des renseignements médicaux personnels précis sont recueillis en vertu de la Loi sur la Banque du Canada et du Code canadien du travail, dans des circonstances exceptionnelles liées à la santé et à la sécurité publiques, afin de protéger la santé des employés de la Banque et des Canadiens.
Usages compatibles : Ces renseignements personnels peuvent être transmis, selon les besoins, à d’autres institutions fédérales, aux services de police et d’incendie ainsi qu’à d’autres services d’intervention en situation d’urgence et aux organismes de santé. Personal. Ces renseignements peuvent aussi être fournis à des tiers délégués par la Banque du Canada qui les utiliseront à des fins d’évaluation et d’audit. Ils peuvent également être utilisés ou transmis au sein de la Banque du Canada à des fins liées aux relations avec les employés ou à la santé et sécurité au travail (PIB BDC PPE 831). Des données agrégées peuvent être utilisées pour produire des rapports à l’intention des cadres supérieurs au sujet de l’exécution des plans COOP de la Banque du Canada.
Normes de conservation et de destruction : Les documents relatifs au programme COOP qui renferment les coordonnées sont mis à jour au besoin, et les renseignements périmés sont supprimés. Pour la durée du programme, les renseignements sont conservés pendant deux ans après la suppression des données périmées. Les documents contenant des renseignements sur la santé sont conservés pendant une période de deux ans suivant la fin des circonstances exceptionnelles invoquées. Le cas échéant, certains renseignements liés à la santé et à la sécurité publiques seront traités comme transitoires et ne seront pas conservés pendant toute la période de conservation de deux ans. La période de conservation de tiers peut différer de celle de la Banque du Canada.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 406
Enregistrement (SCT) : 20110263
Numéro de fichier : BDC PPU 060

Coopération et liaison
Description : Comprend des documents concernant les activités de coopération et de liaison officielles et non officielles avec d’autres gouvernements, des organismes, des organisations et des établissements d’enseignement dans le but de faire connaître les activités de l’institution et d’assurer la prestation de ses programmes et services. Il peut également s’agir de documents liés à la coordination des programmes touchant les délégations et les visiteurs de l’étranger, à la facilitation de l’échange d’information dans des domaines d’intérêt commun, à la mise en commun des connaissances, du savoir-faire et des pratiques exemplaires, au renforcement ou à l’établissement de partenariats et à la création de nouveaux réseaux.
Types de documents : Procès-verbaux, ordres du jour et comptes rendus de décision de réunions multilatérales et bilatérales, actes de symposiums, de tables rondes et de colloques, documents sur les activités de consultation.
Numéro du document : BDC DSG 421

Programme de bourses de recherche

Description : Documentation sur le programme visant à encourager la recherche dans les universités canadiennes, dans les domaines qui sont au cœur du mandat de la Banque, soit la macroéconomie, l’économie monétaire, la finance internationale ainsi que l’économie des marchés financiers et des institutions financières. Les dossiers renferment les candidatures et les documents pertinents, notamment les travaux de recherche, les lettres de nomination et autres documents attestant que les candidats répondent aux critères d’admissibilité du programme, les critères servant à déterminer les candidats choisis ainsi que les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions du Comité de nomination.
Types de documents : Programme de bourses de recherches : généralités, politiques et procédures, communiqués; Comité de nomination; réunions; présentations de résultats de recherches par les lauréats.
Numéro du dossier : BDC HDJ 400

Candidatures au Programme de bourses de recherche
Description : Ce fichier renferme des renseignements relatifs aux candidatures soumises à la Banque du Canada dans le cadre de son programme de bourses de recherche (Bourse de recherche et Bourse du gouverneur). Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom du candidat, son adresse postale à la maison et au travail, son numéro de téléphone et son adresse électronique, le nom de l’université et du département où il travaille, son curriculum vitæ, des lettres de mise en candidature de dirigeants d’université pour la demande de bourse ainsi que des lettres de référence.
Catégorie de personnes : Les candidats au Programme.
But : Les renseignements recueillis sont utilisés par le Comité de nomination du Programme de bourses de recherche dans le cadre du processus de sélection annuel.
Usages compatibles : Les renseignements servent à la sélection de candidats et à la préparation de statistiques et de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les demandes de bourses des chercheurs lauréats sont conservées pendant cinq ans après la fin du versement de la bourse, puis détruites. Les autres demandes sont conservées pendant cinq ans et détruites par la suite.
Numéro ADD : 2015/21
Renvoi au document numéro : BDC HDJ 400
Enregistrement (SCT) : 006348
Numéro de fichier : BDC PPU 036

Musée de la Banque du Canada
Description : Renseignements relatifs à l’administration et aux programmes du Musée de la Banque du Canada (ex-Musée de la monnaie), dont la Collection nationale de monnaies, la plus vaste collection de billets de banque, de pièces de monnaie et de jetons canadiens du monde. Le Musée propose des activités pédagogiques et différentes expositions.
Types de documents : Il peut s’agir de documents donnant des renseignements généraux sur le Musée de la Banque du Canada ou portant sur les communications; des pièces justificatives de la vente et de la distribution de reproductions photographiques; de l’information sur la planification et la présentation des expositions, des visites, des activités et des ateliers, du développement des galeries, des programmes éducatifs, des activités spéciales; des documents liés à la Collection nationale de monnaies : expositions et discours, acquisitions y compris les spécimens de billets et de pièces de monnaie offerts par des banques centrales à la Collection, articles prêtés par ou à la Collection, dons et cadeaux et relevés des achats.
Numéro du dossier : BDC BB 8

Matériel éducatif, programmes et services
Description : Ce fichier renferme des renseignements relatifs aux demandes concernant le matériel éducatif, les programmes et les services. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom du demandeur, ses adresses personnelle et électronique ainsi que ses numéros de téléphone et de télécopieur. Le cas échéant, l’information comprend aussi le nom et l’adresse de l’organisation qui emploie le demandeur, le titre de ce dernier de même que ses numéros de téléphone et de télécopieur et son adresse courriel au travail.
Catégorie de personnes : Des membres du grand public qui ont présenté des demandes d’information ou fait des réservations à l’égard de programmes ou de services.
But : Les renseignements recueillis servent à donner suite aux demandes concernant le matériel éducatif, les séances d’information et les réservations pour les programmes et les services. Ils sont également employés pour obtenir des commentaires ou des instructions spéciales; savoir où les demandeurs ont entendu parler de notre matériel, de nos programmes ainsi que de nos services, et s’ils accepteraient qu’on communique avec eux plus tard. Dans ce dernier cas, si le demandeur a répondu par l’affirmative, les dossiers permettent de l’informer de la sortie de nouveau matériel et du lancement de nouveaux programmes et services ainsi que d’assurer un suivi, par exemple dans le but d’évaluer son degré de satisfaction quant au matériel éducatif, aux programmes et aux services reçus.
Usages compatibles : Les renseignements recueillis servent à des fins de planification et de production de statistiques internes concernant le nombre et la nature du matériel éducatif, des programmes et des services ayant fait l’objet d’une demande aussi bien que l’origine de celle-ci.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements disponibles sur papier sont conservés pendant une période d’au plus trois mois, après quoi ils sont versés dans une base de données électronique. Les renseignements sous forme électronique sont conservés pendant une période de dix ans ou moins, plus détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC BB 8, BDC EBB 20
Enregistrement (SCT) : 20110264
Numéro de fichier : BDC PPU 068

Vente de reproductions photographiques d’objets de la Collection nationale de monnaies et de reproductions d’images de billets de banque
Description : Ce fichier renferme des renseignements servant à administrer la vente et la distribution de reproductions photographiques d’objets numismatiques de la Collection nationale de monnaies du Musée de la monnaie ainsi que l’information que doivent fournir les personnes qui demandent à la Banque l’autorisation de reproduire des images de billets de banque. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom, le numéro de téléphone, les adresses postales et électroniques du demandeur, le nom de l’organisation, s’il y a lieu, et le numéro de télécopieur. Ils incluent également les numéros de compte bancaire, les signatures, les relevés des commandes antérieures et les opinions exprimées dans les sondages par des acheteurs de reproductions photographiques. De plus, les personnes qui désirent obtenir l’autorisation de reproduire des billets de banque doivent décrire la nature de la reproduction proposée et expliquer comment elle sera exposée.
Catégorie de personnes : Grand public.
But : La Banque du Canada est le titulaire du droit d’auteur enregistré de tous les éléments entrant dans la conception des billets de banque canadiens. La reproduction d’images de billets de banque est protégée par la législation fédérale, y compris le Code criminel du Canada et la Loi sur le droit d’auteur. Ces renseignements ont pour but d’assurer qu’une autorisation appropriée est accordée avant que des images de billets de banque ne soient reproduites, et de faciliter la vente et la distribution de reproductions photographiques par le Musée de la monnaie de la Banque.
Usages compatibles : Les dossiers servent à des fins de planification et de production de statistiques internes sur l’origine et la nature des demandes, les pièces vendues, l’intérêt manifesté à l’égard de certains objets et les clients réguliers afin de soutenir la vente et la distribution de reproductions photographiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers papier liés aux demandes d’autorisation de reproduction de billets de banque sont conservés pendant deux ans, après quoi ils sont versés dans une base de données avant d’être détruits. Les dossiers dans la base de données sont conservés pendant cinq ans, puis détruits. Les dossiers papier relatifs à la vente de reproductions photographiques sont conservés pendant une période d’un an, après quoi ils sont transférés dans une base de données avant d’être détruits. Les copies électroniques sont conservées pendant sept ans, puis détruites.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC BB 8, BDC EBB 20
Enregistrement (SCT) : 006457
Numéro de fichier : BDC PPU 047

Gestion financière

Description : Comprend des dossiers sur la réception, le contrôle et l’utilisation des fonds publics au sein de l’institution, y compris la mise sur pied, l’exploitation et la tenue à jour de systèmes comptables, la surveillance, le contrôle et la planification en matière de finances, les propositions et les rapports budgétaires, et la gestion de fonds sous forme d’affectations. Cette catégorie peut comprendre des dossiers sur les comptes créditeurs (dépenses), les comptes débiteurs (revenus), les opérations bancaires, la budgétisation, la comptabilité de caisse, le recouvrement des coûts, la taxe sur les produits et services, les droits et tarifs, la petite caisse, les subventions, les contributions et les paiements de transfert, les taxes, l’affectation des ressources, le contrôle du passif et des revenus, les affectations et les transferts, les provisions et les normes et méthodes comptables. Elle peut aussi englober la documentation relative aux systèmes de gestion financière informatisés de l’institution.
Types de documents : Factures, pièces justificatives, états financiers, résumés financiers, rapports et statistiques de gestion financière, chèques, codes de comptes, journaux de caisse-recettes, examens internes de vérification et de conformité, budgets des dépenses et documents de travail, prévisions budgétaires, rapports de fin d’exercice, comptes des frais d’affranchissement, reçus, documents sur les pouvoirs de signature, bons d’accompagnement, demandes de dépôt direct, relevés de comptes, bons de commande, déclarations de sinistre, rapports sur les engagements et cartes d’achat.
Numéro du document : BDC DSG 441

Comptes fournisseurs et débiteurs
Description : Ce fichier renferme des renseignements concernant des personnes recevant des paiements de la part de la Banque et des personnes versant des paiements à la Banque. Ces paiements peuvent être versés par chèque, en espèces ou par voie électronique. Ils peuvent se rapporter à ce qui suit : remboursements de frais de voyage et d’hébergement, frais de scolarité, paiements de programmes, indemnités d’isolement, droits d’adhésion, bourses, paiements à titre gracieux, remboursements de paiements en trop, paiements de biens ou de services, y compris les produits promotionnels de la Banque (publications, souvenirs, etc.), loyers et droits d’auteur. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; le numéro de certificat du statut d’Indien; des renseignements financiers; des renseignements de carte de crédit; la nature de la dépense, de la demande de remboursement ou de la remise; le numéro d’identification de l’employé; d’autres numéros d’identification; la signature; et le numéro d’assurance sociale (NAS).
Catégorie de personnes : Employés actuels et anciens employés de la Banque et membres du grand public.
But : Les renseignements personnels servent à permettre le règlement d’indemnités et de versements se rapportant à des dépenses, des frais, des demandes de remboursement et d’autres versements hors paye, ainsi que le recouvrement de sommes dues à la Banque pour des biens ou services. Le NAS est consigné conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu et peut servir à produire différents relevés de revenu ou d’autres rapports. Le numéro de certificat du statut d’Indien est recueilli aux fins de l’application de l’article 87 de la Loi sur les Indiens et des exemptions au point de vente accordées aux Premières nations de l’Ontario.
Usages compatibles : Des renseignements peuvent être transmis à des institutions financières à des fins transactionnelles. Dans certains cas, le NAS et d’autres renseignements sont communiqués à l’Agence du revenu du Canada et à Revenu Québec et servent à la comparaison de données. Voir les fichiers de renseignements personnels (FRP) institutionnels : Traitement des déclarations et des paiements des particuliers – ARC PPU 005; Traitement des déclarations et des remboursements de TPS/TVH – ARC PPU 241; Inscription au numéro d’entreprise et aux comptes de programme – ARC PPU 223; Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs aux taxes à la consommation – ARC PPU 177; Décisions et interprétations en matière d’accise et de TPS/TVH – ARC PPU 092; Crédit pour taxe sur les biens et services/taxe de vente harmonisée (crédit pour TPS/TVH) – ARC PPU 140; Vérification et examen de la TPS/TVH – ARC PPU 430; Programme des retenues d’impôt des non-résidents, Partie XIII – ARC PPU 094. Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués pour la production de rapports financiers ou d’évaluation de programmes. Les frais de voyage et dépenses d’hébergement engagés par des membres du Conseil de direction de la Banque sont divulgués proactivement dans le site Web de l’institution.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant une période de sept ans, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 441
Numéro de fichier : BOC PPU 083

Approvisionnement et passation de contrats
Description : Comprend des dossiers concernant le processus d’approvisionnement et de passation de contrats afin d’obtenir des biens et services conformément à un accord conclu entre une autorité contractante au sein de l’institution et un particulier ou une entreprise. Les dossiers peuvent inclure des renseignements sur la détermination des biens ou des services à acquérir; la sélection de la démarche la plus efficace en matière d’approvisionnement; les processus et procédures d’élaboration et d’approbation des contrats; les négociations contractuelles; l’entretien final avec les soumissionnaires non retenus; l’administration des contrats adjugés, y compris les éventuelles modifications; les évaluations postérieures au contrat. Ils peuvent également inclure des renseignements concernant l’entrepreneur tels que les profils d’entreprise, les curriculum vitæ, l’expérience de travail, les contrats antérieurs réalisés et les clients. Ces renseignements incluent aussi les renseignements concernant la divulgation proactive des contrats pertinents en matière de biens et de services.
Types de documents : Dossiers des contrats et correspondance connexe, critères d’adjudication, lignes directrices, règlements, exigences d’approbation, énoncés des travaux, demandes de propositions, listes d’admissibilité des entrepreneurs, études de faisabilité, documents de planification, documents d’appel d’offres ou de soumission, rapports de surveillance, factures, demandes de paiement, rapports d’évaluation après achèvement, justifications de contrat à fournisseur unique, offres à commande, arrangements en matière d’approvisionnement, documents de liaison avec les clients et les fournisseurs, demandes d’achat, autorisations et vérifications de sécurité, etc.
Numéro du document : BDC DSG 481

Voyages
Description : Comprend des dossiers sur les voyages autorisés effectués à l’appui du mandat de l’institution. Cette catégorie peut comprendre des renseignements sur les droits et les obligations de l’employé, les obligations de l’employeur, ainsi que les indemnités de voyage ou les indemnités quotidiennes. Les dossiers peuvent aussi comprendre de l’information sur la divulgation proactive des dépenses de voyage pertinentes.
Types de documents : Demandes d’avances pour frais de voyage, demandes de remboursement de dépenses et reçus, itinéraires et correspondance, demandes de cartes de voyage, modèles de rapport, répertoires d’hôtels et de transporteurs aériens.
Numéro du document : BDC DSG 501

Voyages
Description : Ce fichier contient des données sur les avances de fonds, les demandes de remboursement, les reçus, les préparatifs de voyage, les itinéraires et la correspondance relative aux voyages d’affaires des employés. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom de l’employé, ses coordonnées, son numéro d’identification personnel, des renseignements financiers, ses antécédents de voyage, ses demandes de remboursement de frais de voyage, ses frais d’hébergement, ses frais de repas et ses préférences. Le voyageur peut également devoir indiquer sa date de naissance et son sexe pour les besoins des préparatifs de voyage.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada, qui voyagent pour le compte de l’institution, ainsi que leur époux ou épouse ou conjoint ou conjointe de fait et/ou leurs personnes à charge.
But : Ce fichier a pour but d’emmagasiner des renseignements concernant les frais de voyage des employés.
Usages compatibles : Fournir des avances et approuver des demandes de remboursement des frais de déplacement des employés en voyage d’affaires. Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués aux fins d’évaluation de programmes et de production de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période de sept ans, après quoi ils sont détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 501
Enregistrement (SCT) : 000075
Numéro de fichier : BDC PPE 841

Ressources humaines

Rémunération et avantages sociaux
Description : Comprend des documents liés aux programmes et aux activités touchant l’établissement et l’administration des normes et des pratiques relatives à la rémunération, à la pension et aux autres avantages sociaux et dont le but est de veiller à ce que les employés soient rémunérés équitablement pour le travail qu’ils font. Cette catégorie peut inclure des documents concernant le service ininterrompu, les saisies, les prestations de maternité et parentales, les présences et les congés, le taux d’absentéisme, les heures supplémentaires, les autorisations concernant la rémunération, la rémunération au rendement, les taux de rémunération, les indemnités de départ, les employés embauchés pour une durée déterminée et les étudiants d’été, les employés à temps partiel, l’administration de la paye, les avances sur salaire d’urgence, les régimes d’assurance-vie, d’assurance invalidité, de soins de santé et de soins dentaires, le Régime de pensions du Canada ainsi que le Régime de pension et le Régime de pension complémentaire de la Banque du Canada.
Types de documents : Correspondance, sondages sur la rémunération, directives et règles concernant le régime d’assurance, exemplaires de rapports d’audit interne, conditions relatives à l’admissibilité à l’assurance, aux primes, aux cotisations et aux prestations, et exemplaires des lois, des règlements, des procédures et des lignes directrices applicables.
Numéro du document : BDC DSG 416

Adhésion au programme à la carte
Description : Ce fichier renferme des renseignements relatifs à l’administration du programme d’avantages sociaux offert aux employés de la Banque du Canada. Les dossiers de ce fichier de renseignements personnels contiennent tous les documents créés par suite de l’adhésion ou du renouvellement de l’adhésion d’un employé, tels que les formulaires d’adhésion et la confirmation des niveaux de protection. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom de l’employé, son matricule, son adresse et son numéro de téléphone.
Catégorie de personnes : Employés actuels et anciens employés de la Banque.
But : Conserver l’information relative à l’adhésion des employés à ce programme d’avantages sociaux et à l’administration par la Banque du Canada des avantages choisis par les employés.
Usages compatibles : Les renseignements de nature non personnelle peuvent servir à créer des rapports sur la gestion de ce programme, destinés à la Haute Direction de la Banque. On peut aussi utiliser cette information aux fins de recherche, de planification, d’audit et d’évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés seize ans après leur remplacement, puis détruits. Si l’employé quitte la Banque ou s’il décède, les dossiers sont conservés seize ans après la dernière consultation à des fins administratives.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 416
Enregistrement (SCT) : 006324
Numéro de fichier : BDC PPE 823

Présences et congés
Description : Ce fichier renferme des formules d’introduction de données relatives aux absences et des sommaires qui renferment le numéro d’identification de l’employé, les demandes de congé ainsi que la correspondance connexe aux présences et aux congés. Le relevé annuel des congés et des présences est annexé au dossier personnel d’un employé. Certains renseignements relatifs aux congés et aux présences sont présentés sous forme de modules automatisés enregistrés dans des bases de données sur le personnel de l’institution (systèmes présence/temps, congés et absences).
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada.
But : Ce fichier a pour but d’appuyer l’administration des congés et des présences des employés.
Usages compatibles : Ce fichier sert à consigner les présences et à autoriser les congés, à étayer les décisions relatives à la rémunération et aux avantages notamment en ce qui a trait aux congés et à la fin d’emploi, et à déterminer quelle est l’utilisation des congés et le taux d’absentéisme.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 416
Enregistrement (SCT) : 002211
Numéro de fichier : BDC PPE 821

Tiers-saisis
Description : Ce fichier renferme les ordonnances de saisie de salaire et la correspondance s’y rapportant.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada.
But : Ce fichier a pour but d’emmagasiner des renseignements concernant les ordonnances de saisie de salaire. Le numéro d’assurance sociale peut ou non être indiqué. Son utilisation est parfois autorisée par la Loi de l’impôt sur le revenu et la Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales ainsi que les règlements connexes.
Usages compatibles : Veiller à l’exécution des ordonnances de saisie de salaire.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés six ans à partir du moment où l’ordonnance de saisie de salaire n’est plus en vigueur, après quoi ils sont détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 416
Enregistrement (SCT) : 000076
Numéro de fichier : BDC PPE 822

Demandes de règlement – Régimes de remplacement du revenu et d’invalidité de longue durée
Description : Ce fichier renferme les dossiers des cas particuliers relatifs aux régimes de remplacement du revenu et d’invalidité de longue durée, dont les avis de congé, les formulaires d’adhésion aux régimes dûment remplis, les certificats médicaux, les renseignements sur les paiements, la correspondance entre les employés et La Great-West, compagnie d’assurance-vie concernant leur demande de prestations, les dossiers relatifs au programme de retour progressif au travail, etc.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada.
But : Ce fichier a pour but de consigner les renseignements concernant l’administration des régimes de remplacement du revenu et d’invalidité de longue durée de la Banque du Canada.
Usages compatibles : Administrer les demandes particulières et veiller à ce que les employés admissibles aux régimes de remplacement du revenu et d’invalidité de longue durée reçoivent les prestations auxquelles ils ont droit.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant les 16 années qui suivent la fin de la période d’indemnisation ou la date de la dernière utilisation à des fins administratives, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 416, BDC DSG 471
Enregistrement (SCT) : 005279
Numéro de fichier : BDC PPE 832

Rémunération et avantages
Description : Ce fichier contient les certifications nécessaires pour la rémunération, les indemnités et les déductions. Celles-ci présentent des renseignements relatifs au traitement et aux avantages pour chaque employé, y compris le numéro d’assurance sociale (NAS), ainsi que la correspondance connexe à l’administration de la paye et des avantages. Le fichier peut également comprendre des renseignements bancaires pour la paie et les pensions de retraite, des dispositions concernant la saisie-arrêt et la distraction de fonds. Le dossier relatif aux gains et à la pension de retraite sont joints au dossier personnel de chaque employé. Certains des renseignements ci-dessus ont été introduits dans un système automatisé qui permet de calculer les traitements, les pensions et les retenues ou de corriger le dossier personnel de l’employé ou encore le dossier relatif à sa rémunération.
Catégorie de personnes : Employés actuels et anciens employés de la Banque.
But : Ce fichier contient de la documentation sur l’administration de la rémunération et des avantages. L’utilisation du numéro d’assurance sociale est exigée en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu et de la Loi sur l’assurance-emploi.
Usages compatibles : Ce fichier sert principalement à approuver le paiement des traitements et des indemnités ainsi que la mise en place des retenues. Le NAS est utilisé à des fins d’identification et pour s’assurer que l’administration de la paye et des avantages est uniforme. Il faut absolument inscrire le NAS dans ce fichier; toutefois, il peut y avoir des cas d’exception pour certains individus lorsque des circonstances spéciales se présentent. Le fichier sert aussi à l’audit et à la conciliation des comptes relatifs à la paye (par exemple, la rémunération et l’admissibilité des employés) et à étayer le recouvrement des paiements effectués en trop et des dettes envers la Couronne et, le cas échéant, à permettre, conformément à la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pension, de procéder à la saisie-arrêt et à la distraction des fonds.
Normes de conservation et de destruction : Après le départ de l’employé, le dossier personnel est gardé jusqu’à ce que l’employé ait atteint l’âge de 80 ans ou jusqu’à deux ans après le décès de l’employé; après quoi le dossier est détruit, pourvu que deux ans se soient écoulés depuis la dernière utilisation, à des fins administratives, des renseignements en question. Les dossiers concernant les transactions relatives à la paye sont conservés pendant sept ans avant d’être détruits.n.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 416
Enregistrement (SCT) : 002212
Numéro de fichier : BDC PPE 820

Équité en matière d’emploi et diversité
Description : Comprend des dossiers concernant les programmes et les activités qui visent à assurer une représentation et une répartition équitables des femmes, des Autochtones, des personnes handicapées et des membres des minorités visibles dans le milieu de travail. Il peut s’agir de dossiers touchant l’analyse de l’effectif, les initiatives d’équité en matière d’emploi, les activités de surveillance, l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, les modalités de travail flexibles, l’auto-identification et les technologies d’adaptation.
Types de documents : Politiques internes sur l’équité en matière d’emploi, exemplaires des lois, des politiques et des règlements pertinents, rapports d’examens et d’évaluations, rapports statistiques, sondages et rapports au Parlement.
Numéro du document : BDC DSG 431

Programme sur l’équité, la diversité et l’inclusion
Description : Cette banque contient des données d’auto-identification de candidats externes et d’employés. Ces renseignements sont nécessaires pour le programme sur l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) et ils sont recueillis sur une base volontaire. Les candidats externes sont invités à s’auto-identifier comme appartenant à l’un ou plusieurs des groupes désignés applicables au sens de la Loi sur l’équité en matière d’emploi (les peuples autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles/groupes racisés). Ces données sont utilisées pour mesurer la représentation et cerner les obstacles potentiels durant le processus de sélection. Une fois qu’ils sont embauchés, les employés de la Banque sont également invités à s’auto-identifier comme appartenant à l’un ou plusieurs des groupes désignés applicables et à donner volontairement des renseignements supplémentaires sur leur identité. Cela permet d’adapter les Ressources humaines (RH) et les programmes de la Banque pour créer un milieu de travail plus inclusif et libre d’obstacles. Les autres critères sont notamment l’identité raciale et/ou culturelle ou ethnique, les communautés autochtones, la langue parlée, le type de handicap, l’identification à la communauté LGBTQ2S+ y compris l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, ou le statut d’ancien combattant dans les Forces armées canadiennes.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque réguliers, embauchés pour une durée déterminée ou une courte durée et employés détachés à la Banque, et candidats du recrutement externe.
Objet : Les données d’auto-identification sont obtenues sur une base volontaire pour la mise en œuvre du programme d’EDI de la Banque, conformément à la Politique sur l’équité en matière d’emploi, à la Politique sur le recrutement, aux Lignes directrices du Programme d’utilisation des données d’auto-identification et à la Stratégie sur l’équité, la diversité et l’inclusion 2022-2024, de même qu’en vertu des alinéas 5a), 5b) et de l’article 10 de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et du paragraphe 16(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne. La Banque doit, au minimum, inviter les employés à s’auto-identifier comme appartenant aux groupes des peuples autochtones, des personnes handicapées et des minorités visibles/groupes racisés. Nous devons également consigner les données relatives aux femmes pour l’établissement de rapports, mais ce sont des données obligatoires au moment de l’embauche. La Banque demande des renseignements additionnels de la part de ses employés pour son propre programme d’EDI.
Usages compatibles : Le programme d’EDI de la Banque et ses initiatives connexes ont pour but de réduire de façon mesurable les obstacles cernés dans la représentation des groupes désignés partout à la Banque par rapport au marché du travail. Il constitue aussi un instantané de l’effectif de la Banque en vue de la production des rapports exigés par la loi.
Les données sur l’auto-identification sont associées à d’autres renseignements personnels des employés et des candidats externes qui figurent dans d’autres fichiers de renseignements personnels (FRP) comme les suivants : Dossier personnel des employés (PPE 810), Présences et congés (PPE 821), Dotation et demandes d’emploi (PPU 035), Rémunération et avantages sociaux (PPE 820), et Formation et perfectionnement (PPE 825) dans le but de répondre aux exigences du programme d’EDI et de production de rapports. Lorsque les données sur l’auto-identification sont associées aux autres renseignements personnels des employés, on les appelle les données liées à l’EDI.

Les données sur l’auto-identification et celles liées à l’EDI sont utilisées à des fins statistiques pour la préparation des rapports législatifs (comme le rapport annuel au Programme du travail) et des rapports organisationnels, y compris ceux relatifs à la progression des engagements que nous avons pris dans notre stratégie. Elles sont aussi utilisées pour évaluer et éclairer des politiques, des programmes et des pratiques de gestion en matière d’EDI plus larges afin d’aider à établir des priorités qui amélioreront l’équité des occasions et des résultats, la fidélisation et l’inclusion. Elles peuvent également être utilisées pour éclairer les décisions organisationnelles et elles peuvent contribuer à des projets particuliers visant à mesurer les expériences et les résultats en matière d’emploi pour les employés, à cerner les obstacles potentiels dans tous les aspects du cycle de vie des employés et à améliorer les politiques et les programmes.
Normes de conservation et de destruction : Les candidats externes et les employés de la Banque peuvent se retirer du programme et supprimer leurs propres renseignements d’auto-identification.

Les renseignements d’auto-identification sont conservés pendant deux ans après le départ de l’employé de la Banque, puis détruits. Lorsque les renseignements d’auto-identification sont remplacés, les renseignements antérieurs sont immédiatement détruits.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC DSG 431
Numéro de fichier : BOC PPE 817

Évaluation des postes
Description : Comprend des dossiers concernant les facteurs, les éléments et les autres critères employés pour établir la valeur relative du travail d’un groupe professionnel. L’évaluation procure un moyen de regrouper les types de travail similaires de façon à ce qu’ils puissent être classés par niveaux de difficulté et différenciés d’autres types de travail de nature différente. Elle fournit également une base pour la rémunération des employés de l’institution.
Types de documents : Répertoires, évaluations de postes, organigrammes, politiques et lignes directrices internes, identification des fonctions ou des postes, normes d’évaluation des postes, exigences linguistiques des postes, exigences liées aux compétences ou profils de compétences, données statistiques, examens et rapports d’audit, descriptions de postes et profils d’emploi génériques.
Numéro du document : BDC DSG 411

Relations de travail
Description : Comprend des dossiers sur les relations entre l’employeur et l’employé (par l’intermédiaire des agents ou des unités de négociation pour le compte des employés) au sein de l’institution. Cette catégorie peut comprendre de l’information sur l’arbitrage et les plaintes sur les pratiques déloyales de travail, les mesures disciplinaires, la rétrogradation et la cessation d’emploi, les exclusions, l’accréditation et les cotisations syndicales, les plaintes relatives aux droits de la personne, l’équité salariale, l’administration des conventions collectives, les processus et procédures de règlement des conflits ou le mode substitutif de règlement des différends, le processus d’accréditation, la médiation et l’évaluation du milieu de travail.
Types de documents : Procédures de règlement des conflits et des griefs, exemplaires des lois et des règlements pertinents, documentation sur les ententes, rapports d’enquêtes, documentation sur les audiences d’arbitrage (p. ex., documents juridiques, assignations à témoigner, procédures, rapports de décisions, témoignages), codes de conduite de l’institution, rapports du règlement des différends, rapports d’évaluation du milieu de travail, accords de médiation.
Numéro du document : BDC DSG 461

Mesures disciplinaires
Description : Ce fichier contient des avis de mesures disciplinaires et la correspondance échangée au sujet de l’inconduite d’un employé; les témoignages; les opinions juridiques; les enquêtes relatives à des cas d’inconduite possible et le rapport d’analyse qui résulte de ces enquêtes. Il est important de signaler que les avis de mesures disciplinaires peuvent être joints au dossier personnel de l’employé.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada.
But : Ce fichier sert à conserver les renseignements utilisés lorsque des mesures disciplinaires sont prises.
Usages compatibles : Ce fichier sert aussi à déterminer s’il y a lieu de prendre des mesures disciplinaires et à déterminer la nature de celles-ci; il sert à étayer les décisions relatives à la rémunération et aux avantages, aux présences et aux congés, aux mutations, aux rétrogradations et à la fin d’emploi.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pour une période de cinq ans suivant la date à laquelle la mesure disciplinaire a été prise, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 461
Enregistrement (SCT) : 002219
Numéro de fichier : BDC PPE 836

Griefs
Description : Ce fichier contient les griefs présentés par les employés; les accusés de réception et les réponses de la direction; les témoignages; les opinions juridiques; les rapports d’enquête et d’analyse; les descriptions de poste nécessaires lors de griefs portant sur la classification et toute la correspondance échangée au sujet des griefs.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada.
But : On consigne dans ce fichier les renseignements utilisés lors de la procédure de règlement des griefs.
Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier sont utilisés exclusivement pour consigner et, le cas échéant, résoudre les griefs à tous les paliers de la procédure.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période de cinq ans après la date de règlement du grief, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 461
Enregistrement (SCT) : 002218
Numéro de fichier : BDC PPE 835

Harcèlement
Description : Ce fichier a pour fonction d’emmagasiner les lettres de plainte concernant des incidents relatifs au harcèlement; les dossiers des entrevues réalisées avec les plaignants et avec la personne accusée de harcèlement; les dossiers des entrevues avec les témoins des incidents; les sommations aux enquêtes faites par la direction; les analyses des situations et les dossiers relatifs aux décisions prises au sujet d’incidents donnés. Ces renseignements doivent faire l’objet d’un dossier distinct et ne doivent pas être placés dans le dossier personnel du plaignant. Lorsqu’à la suite d’une enquête, on convient qu’il est nécessaire de prendre une mesure disciplinaire, les renseignements seront aussi placés dans le fichier relatif aux mesures disciplinaires.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada.
But : Ce fichier renferme les renseignements nécessaires au traitement des plaintes relatives au harcèlement en milieu de travail.
Usages compatibles : Ce fichier sert à déterminer s’il y a vraiment un cas de harcèlement et, dans l’affirmative, à déterminer les mesures appropriées qu’il faut prendre, y compris des mesures disciplinaires, afin de mettre fin à cette situation.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période de cinq ans après la dernière mesure administrative prise relativement à un cas donné, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 461
Enregistrement (SCT) : 002237
Numéro de fichier : BDC PPE 837

Santé et sécurité au travail
Description : Comprend des documents sur le maintien d’un environnement de travail sain et sûr pour tous les employés de la Banque du Canada. Ces documents peuvent englober des renseignements sur la formation en matière de santé et sécurité au travail, les évaluations de l’état de santé des employés, les services médicaux d’urgence, les enquêtes et études sur la salubrité de l’environnement, la formation sur les premiers soins, les installations, services et fournitures, la sélection et l’utilisation d’équipement et de vêtements de protection individuelle, la réadaptation et le recyclage professionnel des employés ayant une incapacité causée par un accident de travail ou une maladie professionnelle, les services d’aide aux employés, l’élaboration et le contrôle des normes professionnelles et environnementales, les procédures et autres directives sur la prévention des maladies professionnelles et des accidents de travail, le Code canadien du travail, les programmes de conditionnement physique en milieu de travail et le Comité de la santé et de la sécurité au travail.
Types de documents : Rapports d’accidents ou de blessures, guides de sécurité, exemplaires des évaluations ergonomiques, évaluations des besoins en premiers soins et manuels de premiers soins, rapports sur les premiers soins, mises en garde, dossiers sur les cas d’exposition à des matières dangereuses, rapports d’inspections de sécurité, documents du comité de la santé et de la sécurité au travail (ordres du jour, procès-verbaux, comptes rendus de décision, etc.), rapports d’examens médicaux, rapports d’enquêtes sur les accidents de travail et les maladies professionnelles, programmes de formation, politiques, normes, lignes directrices et procédures en matière de premiers soins, et exemplaires des lois et des règlements pertinents.
Numéro du document : BDC DSG 471

Dossier de santé des employés
Description : Ce fichier renferme les dossiers des examens de santé ainsi que tous les renseignements médicaux personnels, dont les documents concernant l’aide fournie aux employés éprouvant des problèmes particuliers et des exemplaires des rapports destinés à la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail. Avant 2002, ce fichier pouvait également renfermer des dossiers relatifs aux régimes de remplacement du revenu et d’invalidité de longue durée, p. ex., formulaires de demande de règlement dûment remplis, documents relatifs aux échanges entre les employés et le Service de santé, dossiers concernant le programme de retour progressif au travail.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada.
But : Ce fichier a pour but de consigner les résultats des évaluations médicales des employés et de fournir la documentation nécessaire à l’administration des programmes de santé au travail et de certains régimes d’avantages sociaux.
Usages compatibles : Les renseignements servent à appuyer les décisions concernant l’admissibilité aux avantages et les droits au titre des frais médicaux, de l’emploi et de la pension.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont détruits 20 ans après la fermeture du dossier. Un dossier est clos lorsque l’employé concerné quitte la Banque ou après la dernière intervention au dossier, si celle-ci a lieu après le départ de l’employé. Certains dossiers relatifs à des substances désignées ou à des examens spécifiques, p. ex. des audiogrammes, sont conservés 20 ans de plus, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 471
Enregistrement (SCT) : 002215
Numéro de fichier : BDC PPE 830

Demandes de règlement – Régimes de remplacement du revenu et d’invalidité de longue durée
Description : Ce fichier renferme les dossiers des cas particuliers relatifs aux régimes de remplacement du revenu et d’invalidité de longue durée, dont les avis de congé, les formulaires d’adhésion aux régimes dûment remplis, les certificats médicaux, les renseignements sur les paiements, la correspondance entre les employés et La Great-West, compagnie d’assurance-vie concernant leur demande de prestations, les dossiers concernant le programme de retour progressif au travail, etc.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada.
But : Ce fichier a pour but de consigner les renseignements concernant l’administration des régimes de remplacement du revenu et d’invalidité de longue durée de la Banque du Canada.
Usages compatibles : Administrer les demandes particulières et veiller à ce que les employés admissibles aux régimes de remplacement du revenu et d’invalidité de longue durée reçoivent les prestations auxquelles ils ont droit.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant les 16 années qui suivent la fin de la période d’indemnisation ou la date de la dernière utilisation à des fins administratives, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 416, BDC DSG 471
Enregistrement (SCT) : 005279
Numéro de fichier : BDC PPE 832M

Santé et sécurité au travail
Description : Ce fichier renferme des renseignements utilisés à l’appui des activités de santé et de sécurité au travail, y compris la prévention des accidents et des blessures ou maladies liés au travail, les autorisations de congés et d’indemnités touchant les blessures et les maladies professionnelles, les évaluations de l’aptitude à reprendre le travail, l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, les évaluations de santé et les évaluations ergonomiques, les plaintes en matière de santé et de sécurité, les indemnisations ainsi que la réadaptation et le recyclage. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom de l’employé, ses coordonnées, son numéro d’identification personnel et ses renseignements personnels, des renseignements financiers, la nature de la plainte, des renseignements médicaux, de même que des avis et des points de vue de personnes ou à propos de personnes, et des signatures.
Catégorie de personnes : Employés actuels et anciens employés de la Banque du Canada.
But : Ce fichier a pour but de consigner les dossiers relatifs aux blessures et aux maladies qui découlent des conditions de travail ou qui sont aggravées par celles-ci et aux incapacités qui surviennent subséquemment; et fournir la documentation nécessaire à l’administration des programmes de sécurité et de santé au travail à la Banque du Canada, ce qui comprend la promotion d’un milieu de travail sain et sécuritaire pour les employés et les autres personnes, la prévention des accidents ainsi que des blessures et des maladies professionnelles, et les enquêtes sur ces blessures et maladies. Ces renseignements sont recueillis conformément au Code canadien du travail et au Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail.
Usages compatibles : Ce fichier sert à tenir des dossiers à des fins de prévention des accidents et de protection de la santé. Des données y sont consignées concernant la sécurité et la santé au travail ainsi que les causes d’accidents ou de blessures. Ce fichier sert à assurer une indemnisation adéquate aux employés victimes d’accidents ou blessés au travail. Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués pour : étayer les décisions relatives aux indemnisations destinées aux travailleurs et aux congés d’accident du travail; servir de moyen permettant de prévenir les blessures, les maladies et les incapacités subséquentes qui découlent des conditions de travail ou qui sont aggravées par celles-ci; veiller à ce que des individus sujets à certains risques professionnels déterminés soient en mesure de continuer à travailler sans que cela ne nuise à leur santé, à leur sécurité ou à celle des autres; et établir des conditions qui permettront à certains individus qui souffrent de maladies ou d’incapacités de continuer à travailler dans des conditions contrôlées. Certaines informations peuvent être fournies à des prestataires de services de santé du secteur privé avec le consentement de la personne visée. Les renseignements peuvent être utilisés pour joindre les personnes à appeler en cas d’urgence. Ils servent aussi à traiter les versements et la rétrofacturation liés aux demandes d’indemnisation. Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) conserve les renseignements ayant trait aux demandes d’indemnisation, y compris la correspondance connexe et les sommes déboursées, et les communique à l’institution de l’employé en question. RHDCC détient de l’information sur le montant des indemnisations versées à l’employé, qui sont facturées aux institutions et distribuées selon le principe du recouvrement des coûts. Les renseignements peuvent également servir à des fins statistiques et de production de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers se rapportant aux premiers soins sont conservés pendant deux ans, puis détruits. Les dossiers relatifs aux accidents et aux blessures ou maladies qui découlent des conditions de travail sont conservés pendant dix ans suivant la date de survenance, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 471
Enregistrement (SCT) : 002217
Numéro de fichier : BDC PPE 831

Langues officielles
Description : Comprend des documents concernant la prestation de services au public et aux employés dans les deux langues officielles, conformément à la Loi sur les langues officielles et à son règlement d’application. Cette catégorie peut englober de l’information sur la langue de travail, les droits des communautés de langue officielle minoritaire, la participation équitable, l’affichage, la communication avec le public et la prestation de services au public, l’utilisation des langues officielles dans les sites Web de l’institution et l’administration du Programme des langues officielles.
Types de documents : Bilans sur les langues officielles, politiques, procédures et lignes directrices de l’institution, rapports des enquêtes sur les plaintes, rapports à la Haute Direction et exemplaires des lois et des règlements pertinents.
Numéro du document : BDC DSG 476

Langues officielles
Description : Ce fichier renferme des données personnelles de base utilisées à des fins d’identification, comme la principale langue officielle et le numéro d’identification de l’employé; les niveaux de connaissance linguistique; les certificats de formation et la correspondance concernant les qualifications de l’employé en matière de langues officielles.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada.
But : Ce fichier a pour but de fournir de la documentation relative à l’administration des politiques en matière de langues officielles relatives aux employés.
Usages compatibles : Ce fichier sert principalement à consigner les besoins en formation linguistique et les réalisations des employés. Il permet aussi de déterminer le statut linguistique de l’employé et de vérifier l’administration des programmes relatifs aux langues officielles.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant deux ans après le départ de l’employé, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 476
Enregistrement (SCT) : 002214
Numéro de fichier : BDC PPE 826

Recrutement et dotation
Description : Comprend des dossiers concernant le recrutement et la dotation pour combler des postes à temps plein ou à temps partiel au sein de l’institution. Les dossiers peuvent inclure des renseignements concernant la présélection, l’examen, les tests, les entrevues, l’évaluation, la sélection, l’embauche et la promotion de candidats. Ils peuvent aussi inclure des renseignements sur les conditions d’emploi (y compris les conflits d’intérêt), les mutations, les affectations et les détachements; le recrutement d’étudiants, de professionnels et de techniciens; ainsi que les renseignements échangés avec des agences de placement.
Nota : Des renseignements pertinents peuvent être transférés au dossier de l’employé si la personne accepte une offre d’emploi de l’institution.
Types de documents : Curricula vitæ non sollicités; questions et réponses d’entrevues simulées; affiches et annonces de concours; formulaires de demande; outils d’évaluation et guides de notation de concours; procédures de vérification, listes de contrôle et lettres de référence; répertoires de candidats qualifiés; demandes de renseignements des candidats et réponses; copies des lettres d’offres; évaluations des comités de notation; renseignements dans les outils de demande automatisés ou sur le Web; résultats d’évaluation de la langue seconde; etc.
Numéro du document : BDC DSG 486

Dossier personnel d’un employé
Description : Ce fichier renferme des renseignements concernant les caractéristiques personnelles, y compris l’âge et le sexe; le numéro d’identification de l’employé; l’adresse du domicile; la citoyenneté; les études, y compris les relevés de notes, les certificats et les diplômes; les emplois antérieurs; le curriculum vitæ; le lieu de travail et l’unité organisationnelle; les nominations, les mutations, les promotions et les rétrogradations; les périodes d’emploi, y compris les périodes d’essai, la durée de l’emploi; les évaluations de rendement; la classification, y compris les numéros de poste, les groupes, les niveaux, les titres et les traitements; les renseignements bancaires pour la paie et les pensions; les pensions de retraite et les assurances, y compris les noms des bénéficiaires, du détenteur de procuration et du témoin. On peut également y trouver, le cas échéant, des renseignements concernant le service militaire, y compris les périodes et les domaines de service; la cessation d’emploi, y compris les certificats et les raisons qui ont mené au départ de l’employé. Le dossier personnel d’un employé peut comprendre des résumés de décisions concernant la dotation; les présences et les congés; la rémunération et les avantages; la formation et le perfectionnement; l’inventaire des compétences techniques; les décisions concernant les indemnités et l’aptitude au travail; les langues officielles; les mesures disciplinaires; et le niveau d’autorisation de sécurité. On trouve toutefois la principale série de renseignements concernant ces sujets dans les autres fichiers particuliers décrits dans ce chapitre. Il est possible que le dossier de l’employé ne comprenne pas les renseignements personnels utilisés actuellement pour prendre des décisions dans les domaines susmentionnés. Parmi ces renseignements, certains sont introduits dans un système informatisé afin de permettre la production de rapports sur des sujets tels que la formation, la dotation effectuée au moyen du répertoire des ressources humaines, les présences et les congés et d’autres thèmes connexes, au besoin.
Catégorie de personnes : Employés actuels et anciens employés de la Banque.
But : Ce fichier contient le dossier de toutes les périodes d’emploi d’une personne et est conservé afin de faciliter l’administration du personnel.
Usages compatibles : Ce fichier sert principalement à fournir de la documentation et à donner des autorisations pour les nominations, les mutations, les promotions, les rétrogradations, la cessation d’emploi et la pension de retraite. Il sert aussi à confirmer les décisions relatives à la dotation, aux présences et aux congés; à la rémunération et aux avantages, y compris les pensions; à la formation et au perfectionnement; à l’attribution de projets aux employés qui possèdent les compétences requises; à la santé et à la sécurité au travail; aux langues officielles; aux mesures disciplinaires; au niveau d’autorisation de sécurité ainsi qu’à la vérification des références professionnelles. En ce qui a trait aux cas susmentionnés, le fichier peut contenir des renseignements présentés de manière succincte reliés à d’autres renseignements plus détaillés contenus dans d’autres fichiers. Ces renseignements peuvent être utilisés, en autant que ce soit d’une manière conforme aux usages prévus, pour faire en sorte que les mesures prises en matière de personnel soient coordonnées dans le meilleur intérêt de l’employé et de l’employeur.
Normes de conservation et de destruction : Après le départ de l’employé, le dossier personnel est gardé jusqu’à ce que l’employé ait atteint l’âge de 70 ans ou jusqu’à deux ans après le décès de l’employé, pourvu que deux ans se soient écoulés depuis la dernière utilisation à des fins administratives des renseignements en question. Les évaluations de rendement sont conservées au dossier de l’employé pendant une période de cinq ans, puis détruites.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 486
Enregistrement (SCT) : 002210
Numéro de fichier : BDC PPE 810

Dotation et demandes d’emploi
Description : Ce fichier contient tous les dossiers de candidatures soumis par les employés de la Banque du Canada et par des membres du grand public qui désirent postuler à la Banque du Canada. Il comprend des formulaires de demande d’emploi remplis ainsi que des données d’auto-identification par rapport aux groupes visés par les mesures d’équité en matière d’emploi, de la correspondance, des curriculum vitæ, des plaintes et d’autres renseignements personnels. Le fichier renferme aussi les demandes de dotation en personnel; les descriptions de poste; les échelles de salaire; les profils de sélection; les affiches de poste; les demandes de transfert; les listes des licenciements; les répertoires imprimés des ressources humaines; les listes de candidats; les opinions exprimées par le comité d’évaluation, y compris les cotes d’évaluation provenant du comité de dotation en personnel; les résultats de tests; les listes d’admissibilité; les offres d’emploi; les avis destinés aux candidats; et la correspondance portant sur les divers processus de dotation, y compris les concours et le recours au répertoire des ressources humaines. On y trouve également divers renseignements personnels, qui peuvent inclure le niveau de scolarité et le matricule de l’employé.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque et personnes qui postulent pour un emploi à la Banque.
But : Constituer un dossier des demandes d’emploi et des renseignements utilisés pour la dotation de postes.
Usages compatibles : Les renseignements servent à la sélection du personnel ainsi qu’à la préparation de rapports et de statistiques. Il est possible que certaines informations soient communiquées à une tierce partie qui est chargée de valider les diplômes et les titres professionnels obtenus. Des avis relatifs aux décisions de dotation en personnel peuvent aussi faire partie du dossier personnel d’un employé - BDC PPE 810.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers de candidatures internes et externes étudiés dans le cadre d’un processus de dotation sont conservés durant une période de deux ans après la date de leur dernière utilisation à des fins administratives, puis détruits. Les dossiers de plainte sont conservés durant une période de cinq ans suivant leur règlement, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 486
Enregistrement (SCT) : 001597
Numéro de fichier : BDC PPU 035

Réinstallation
Description : Comprend des dossiers sur le déménagement autorisé d’un employé d’un lieu de travail à un autre ou d’une personne nommée à un poste au sein de l’institution de son lieu de résidence à son premier lieu de travail. Cette catégorie peut comprendre de l’information portant sur les droits et les obligations de l’employé, les obligations de l’employeur, les tiers fournisseurs, l’hébergement provisoire, le déplacement vers le nouveau lieu de travail, la réinstallation du conjoint, les avances, les frais juridiques et l’entreposage à long terme.
Types de documents : Demandes de remboursement des dépenses de réinstallation, exemplaires des politiques et des procédures propres à l’institution, renseignements sur les entreprises de déménagement et d’entreposage.
Numéro du document : BDC DSG 491

Réinstallations
Description : Ce fichier renferme les autorisations, les avances, les demandes de remboursement, les reçus et le courrier concernant la réinstallation des employés et de leur famille. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom de l’employé; ses coordonnées; son salaire; ses renseignements bancaires; ses études; sa citoyenneté; des lettres de recommandation; la date de naissance de l’employé; son état civil; le cas échéant, son statut de propriétaire ou de locataire, des renseignements sur son degré de solvabilité; des avis du Service de la paye concernant les allocations et les indemnités, y compris des renseignements sur les obligations fiscales connexes.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada ainsi que leur époux ou épouse ou leur conjoint de fait ou conjointe de fait, leurs enfants et/ou les membres de leur famille élargie qui sont considérés comme des personnes à charge aux fins de l’impôt.
But : Ce fichier a pour but d’emmagasiner des renseignements concernant la réinstallation des employés.
Usages compatibles : Voir à faire approuver les questions de réinstallation ainsi que les avances et les demandes de remboursement. Certains renseignements peuvent être communiqués à des fournisseurs de services externes qui contribuent à assurer les services de réinstallation et les services connexes aux employés de la Banque mutés à un autre endroit.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période de sept ans après la date de la dernière transaction, et sont ensuite détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 491
Enregistrement (SCT) : 000074
Numéro de fichier : BDC PPE 840

Formation et perfectionnement
Description : Comprend des dossiers concernant la formation officielle et informelle qu’obtiennent les employés pour acquérir de nouvelles connaissances et compétences, exploiter leur potentiel au maximum et accroître leur productivité. Ces dossiers peuvent renfermer de l’information sur la formation linguistique, les besoins en formation, le perfectionnement professionnel, les programmes de développement du leadership, les politiques sur l’apprentissage et la formation, les exigences en matière de surveillance et d’établissement de rapports, et l’apprentissage continu. Cette catégorie peut également comprendre des dossiers portant sur les relations avec les fournisseurs de services de formation.
Types de documents : Rapports annuels sur la formation, plans d’apprentissage individuels, matériel d’orientation des employés, critères relatifs aux congés de formation, documents d’analyse des besoins en formation et en compétences, critères et résultats de l’évaluation des connaissances, descriptions, critères, évaluations et ententes de niveaux de rendement, politiques de l’institution sur les droits d’adhésion et les besoins de formation en langue seconde.
Numéro du document : BDC DSG 496

Formation et perfectionnement
Description : Ce fichier contient des renseignements personnels recueillis à l’appui des programmes de formation et de perfectionnement de la Banque. Ces renseignements comprennent les éléments d’information suivants : nom de l’employé, langue choisie pour la formation, formules de demande et évaluations, matricule de l’employé, résultats aux examens et notes, relevés de paiement des frais et correspondance relative à la participation de l’employé à des activités de formation et de perfectionnement, telles que mentorat, accompagnement, affectations de perfectionnement, aide pour frais de scolarité et cours.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada.
But : Ce fichier a pour but de fournir de la documentation pour l’administration des programmes de formation et de perfectionnement.
Usages compatibles : Ce fichier sert à autoriser la participation des employés à des activités de formation et de perfectionnement. Il sert également à les inscrire et à confirmer leurs réalisations. L’information se rapportant aux besoins de perfectionnement consignée sur la formule d’évaluation du rendement est également contenue dans le dossier personnel de l’employé - fichier PPE 810. Les renseignements sont aussi utilisés à des fins de statistique, d’administration et de planification de carrière.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers relatifs à la formation et au perfectionnement sont conservés pendant une période de cinq ans, après quoi ils sont détruits. Les renseignements relatifs aux programmes de perfectionnement par affectation sont conservés pendant une période de deux ans après la fin de l’affectation ou après leur dernière utilisation (aucune affectation). Certains renseignements sur les candidats sont informatisés et conservés à des fins de statistique pour une période de cinq ans, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 496
Enregistrement (SCT) : 002213
Numéro de fichier : BDC PPE 825

Gestion de l’information
Gestion de données
Description : Documentation ayant trait aux bases de données et aux exigences en matière de données.
Types de documents : Documentation se rapportant aux bases de données; exigences en matière de données; définition des données; corrections aux données; sources de données; guides d’exploitation des données.
Numéro du dossier : BDC EMF 165

Services juridiques

Accès à l’information et protection des renseignements personnels
Description : Comprend des dossiers liés à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dont des dossiers concernant le traitement des demandes, l’élaboration des rapports annuels présentés au Parlement, les rapports statistiques et les mises à jour de la page Info Source, les conseils, l’aide et la formation fournis aux employés, les réponses aux plaintes des auteurs d’une demande, la réalisation d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et la participation aux enquêtes menées par le Commissariat à l’information et le Commissariat à la protection de la vie privée. Les dossiers peuvent comprendre les renseignements liés à toutes les demandes d’information détenue par l’institution, y compris la correction de renseignements personnels et l’avis de correction de renseignements personnels, la désignation, la description et l’enregistrement de fichiers de renseignements personnels, les demandes officieuses, les plaintes, les enquêtes et les demandes de révision judiciaire, les consultations de tierces parties et les renseignements reçus d’autres institutions ou transmis à ces dernières, les avis juridiques et les demandes d’avis reçues des fonctionnaires de l’institution soulevant des questions de protection des renseignements personnels ou d’accès à l’information. Les dossiers peuvent aussi renfermer des renseignements liés à des demandes ayant mené à un changement de politique ou de procédure et de la documentation concernant les systèmes logiciels employés au sein de l’institution pour gérer l’administration des demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels.

Types de documents : Dossiers des demandes (peuvent comprendre les demandes de renseignements soumises par écrit, les formulaires de demande, les accusés de réception, les estimations de frais d’accès, les notes de travail, les coupures de presse, les résumés d’analyse, les documents de réponse aux demandes, notamment la lettre d’accompagnement et la copie des documents communiqués, les demandes de correction de renseignements personnels, ainsi que les recommandations et les décisions judiciaires, ainsi que celles du commissaire), rapports annuels présentés au Parlement, rapports statistiques, exemplaires des lois et des règlements pertinents et des instruments de politique connexes, politiques, lignes directrices, directives et procédures internes, avis juridiques, exemplaires d’audits et rapports d’enquêtes du Commissariat à la protection de la vie privée ou du Commissariat à l’information, mises à jour de la page Info Source, délégation de pouvoirs, registres des heures des employés, avis de transfert, de frais ou de prolongation, listes, index et instruments de repérage de fichiers, rapports, notes de service et fichiers de correspondance.
Numéro du document : BDC HDJ 385

Demandes concernant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent entre autres des demandes formulées aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les réponses à ces demandes ainsi que de l’information sur le traitement des demandes. Ces dossiers peuvent aussi comprendre des demandes de correction de renseignements personnels; des demandes officieuses; des documents relatifs à des plaintes, à des enquêtes et à des requêtes d’examen judiciaire; des renseignements sur des consultations effectuées auprès d’autres institutions. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom du requérant et ses coordonnées ainsi que des renseignements sur le traitement de la demande et des renseignements personnels contenus dans des dossiers institutionnels pertinents quant à la demande.
Catégorie de personnes : Les personnes qui exercent leurs droits en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris celles qui ont présenté des demandes officielles en vue d’obtenir des renseignements qui relèvent de l’institution.
But : L’information contenue dans ce fichier est utilisée pour appliquer la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que pour traiter les demandes officieuses et y répondre. Au besoin, ces renseignements peuvent également être utilisés lors d’enquêtes par les commissariats à l’information et à la protection de la vie privée.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de recherche, de planification, d’audit et d’évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Ces renseignements sont conservés deux ans après la date de leur dernière utilisation à des fins administratives, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC HDJ 385
Enregistrement (SCT) : 20110641
Numéro du fichier : BDC PPU 103

Divulgation aux organismes d’enquête
Description : Comprend des dossiers concernant les demandes qui ont été présentées aux institutions par les organismes d’enquête fédéraux (définis dans les annexes 2, 3 et 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels) pour des renseignements visant à faciliter les enquêtes en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que la réponse des institutions. La demande de l’organisme d’enquête doit être reçue par écrit et doit comprendre les renseignements suivants : nom de l’organisme d’enquête, nom ou autre identificateur personnel de la personne qui fait l’objet de la demande, description des renseignements demandés, article de la loi fédérale ou provinciale en vertu duquel l’enquête est réalisée, et nom, titre et signature du demandeur. L’institution qui reçoit la demande doit aussi indiquer : sa décision d’accepter ou de refuser la demande, la date de réception de la demande, les titres des fichiers de renseignements personnels pertinents contenant les renseignements personnels demandés, le nom, le titre et la signature du fonctionnaire qui a autorisé la communication, et le nom de l’institution. Les dossiers doivent aussi renfermer des copies des renseignements divulgués en réponse à la demande. Les dossiers peuvent aussi renfermer la correspondance avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada et d’autres renseignements concernant le traitement des demandes.
Types de documents : Demandes de renseignements, réponses et correspondance connexe, rapports, avis juridiques, procédures d’examen de la divulgation et de réponse.
Numéro du document : BDC HDJ 390

Renseignements personnels divulgués à des organismes d’enquête fédéraux
Description: Ce fichier a été établi, conformément au paragraphe 8(4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dans le but de conserver les copies des demandes de renseignements personnels présentées par des organismes d’enquête fédéraux autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi, aux fins d’exécution des lois du Canada ou d’une province ou dans le cadre d’une enquête légale.
Catégorie de personnes: Personnes qui ont été le sujet d’une demande présentée par des organismes d’enquête fédéraux autorisés en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
But : Ce fichier a pour but de permettre au Commissaire à la protection de la vie privée d’examiner les communications de renseignements, d’enquêter sur les plaintes et de rapporter toute divulgation abusive. L’utilisation du numéro d’assurance sociale est exigée en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.
Usages compatibles : Ce fichier permet de répondre aux demandes de renseignements présentées par des organismes d’enquête fédéraux.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant au moins deux ans après la réception d’une demande.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au dossier numéro : BDC HDJ 390
Enregistrement (SCT) : 20110642
Numéro de fichier : BDC PPU 025

Services juridiques
Description : Comprend des dossiers sur les activités qui permettent à la Banque de réaliser les priorités et d’atteindre les objectifs associés à ses politiques, programmes et services dans un cadre juridique approprié. Les services juridiques comprennent les éléments suivants : conseils relatifs aux politiques et aux programmes; directives pour la préparation et la rédaction du contenu juridique de lignes directrices; aide en matière de détermination, de réduction et de gestion des risques de nature juridique; soutien juridique concernant le respect des normes et des lignes directrices; défense des intérêts de l’institution dans le contexte de litiges. Les dossiers peuvent comprendre de l’information sur les avis juridiques, la préparation de documents juridiques et les services de contentieux.
Types de documents : Avis juridiques, documents de travail, correspondance, exemplaires des lois adoptées, dossiers portant sur les consultations menées avec d’autres institutions fédérales, calendriers, documents parlementaires, questions écrites, cahiers d’information.
Numéro du document : BDC HDJ 395

Déclarations relatives aux conflits d’intérêts
Description : Selon la Politique en matière de conflit d’intérêts de la Banque du Canada, les employés sont tenus de déclarer s’ils ont des intérêts qui pourraient entrer en conflit avec ceux de la Banque ou être perçus comme tels. Les renseignements personnels recueillis sont le nom de l’employé, les formulaires de déclaration signés attestant que l’employé se conforme à la Politique en matière de conflit d’intérêts, les rapports et les renseignements concernant les avoirs financiers fournis par un employé qui pourrait être en situation de conflit d’intérêts, tout autre document renfermant un avis émis dans le but d’établir s’il y a conflit d’intérêts ainsi que l’information sur les mesures de conformité qui ont été prises.
Catégorie de personnes : Employés actuels et anciens employés de la Banque.
But : Documenter les processus mis en place par l’institution pour éviter les conflits d’intérêts. L’information recueillie permet d’attester qu’un employé a eu la possibilité de prendre connaissance de la Politique en matière de conflit d’intérêts et de poser des questions à son sujet, de faire état de la présence d’un conflit d’intérêts possible et de garder trace de toute mesure prise dans le but de le résoudre.
Usages compatibles : Appuyer les décisions relatives aux mutations, aux mesures disciplinaires ou aux licenciements.
Normes de conservation et de destruction : S’il n’existe aucun conflit d’intérêts, les renseignements seront conservés deux ans après le départ de l’employé, puis seront détruits. Par contre, s’il y a conflit d’intérêts, les renseignements seront conservés sept ans après la résolution du conflit, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC HDJ 395
Enregistrement (SCT) : 006397
Numéro de fichier : BDC PPE 813

Gestion des biens matériels
Gestion du matériel
Description : Comprend des dossiers sur la gestion durable et responsable sur le plan financier des biens meubles de l’institution (à l’exclusion de l’argent et des dossiers), notamment le mobilier, l’équipement, les fournitures, les véhicules et tout autre matériel dont l’institution se sert ou fait l’acquisition pour permettre une mise en œuvre efficace de ses programmes et services. Ces dossiers peuvent comprendre de l’information sur la planification, l’achat, l’entretien, la réparation et l’aliénation du matériel, de même que les normes d’exploitation.
Types de documents : Inventaires, listes de prix, politiques et procédures relatives à l’aliénation des biens et aux biens excédentaires, polices d’assurance, licences, rapports d’enquêtes sur les pertes, devis des systèmes de contrôle des stocks, rapports sur les transferts et l’aliénation de biens, caractéristiques techniques propres aux utilisateurs, marché à commandes, exemplaires des procédures, politiques et lignes directrices d’approvisionnement.
Numéro du document : BDC DSG 466

Base de données de gestion des installations
Description : Ce fichier renferme les renseignements utilisés pour soutenir la gestion de la répartition des locaux et des ressources connexes, soit les noms, les numéros d’identification, le statut professionnel et le niveau de poste des employés ainsi que le numéro de leur carte d’accès.
Catégorie de personnes : Les employés de la Banque du Canada et les entrepreneurs.
But : Aider la Banque à gérer la répartition des locaux.
Usages compatibles : Ce fichier sert à l’affectation des locaux et à l’attribution de matériel connexe tel l’ameublement et les téléphones.
Normes de conservation et de destruction : Ces dossiers sont conservés pendant une période maximale de six mois après le départ de l’employé, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 466
Enregistrement (SCT) : 004236
Numéro de fichier : BDC PPE 819

Sécurité

Sécurité
Description : Comprend des documents sur le Programme de sécurité de la Banque, qui concerne notamment la sécurité du personnel, la sécurité de l’information et la sécurité matérielle, ainsi que sur la fonction Gestion des risques de sécurité. Le Programme de sécurité de la Banque prend appui sur la Politique de sécurité de la Banque du Canada, qui se fonde sur la Politique du gouvernement sur la sécurité. Ce fichier comprend aussi des documents qui ont trait à l’élaboration des politiques, des normes opérationnelles et des procédures se rapportant aux éléments du Programme de sécurité.
Types de documents : Contrôle de l’accès physique; atteintes à la sécurité; cartes d’accès; enquêtes et autorisations de sécurité; politiques et normes; évaluation des menaces et des risques; sensibilisation et formation à la sécurité; systèmes et équipement de sécurité; conseils et formation concernant l’utilisation de l’équipement de sécurité; justificatifs d’identité pour le contrôle d’accès et droits d’accès connexes à l’environnement TI de la Banque.
Numéro du dossier : BDC DSG 355

Protection des employés
Description : Ce fichier décrit l’information se rapportant à la protection d’employés particuliers et/ou de membres de leur famille immédiate. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : nom, date de naissance, coordonnées, signalement, renseignements médicaux, numéros d’identification (comme le numéro d’identification de l’employé), numéro de passeport ou de permis de conduire, renseignements financiers et renseignements sur les véhicules personnels.
Catégorie de personnes : Employés particuliers de la Banque et membres de leur famille immédiate.
But : Recueillir des renseignements essentiels susceptibles d’aider les services de police ou les responsables de la Banque du Canada si la personne pour laquelle le profil a été créé se trouve dans une situation d’urgence.
Usages compatibles : Certains renseignements peuvent être transmis à des organismes d’application de la loi dans le cadre d’enquêtes.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements seront conservés deux ans après le départ de l’employé, puis seront détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 355
Enregistrement SCT : 20110644
Numéro du fichier : BDC PPE 845

Identification et contrôle de l’accès
Description : Ce fichier renferme des renseignements concernant l’administration des contrôles de l’accès aux installations, aux réseaux et aux zones d’accès restreint de la Banque, notamment les laissez-passer temporaires pour les employés, les locataires, les entrepreneurs et les visiteurs, et les registres de contrôle d’accès. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le nom de l’employeur, le titre de poste (pour les visiteurs), les photographies et les signes distinctifs des personnes, y compris les données biométriques, les signatures, les numéros de carte d’accès et des données concernant l’utilisation de ces cartes d’accès (journaux d’accès).
Catégorie de personnes : Employés, visiteurs et personnes en affectation à la Banque ou personnels contractuels qui ont besoin d’accéder aux installations ou réseaux de la Banque, ainsi que locataires des installations de la Banque.
But : Ce fichier a pour but de conserver les renseignements se rapportant à la délivrance, à l’utilisation et à l’annulation des cartes d’identité et des dispositifs d’accès aux immeubles et aux réseaux, ainsi que de contribuer à protéger les installations et réseaux de la Banque et de veiller à la sécurité des personnes et des biens.
Usages compatibles : Avec le consentement de la personne en cause, les photographies et les signatures conservées en dossier peuvent être utilisées à des fins de confirmation d’identité dans le cadre d’une enquête de sécurité pour autoriser l’accès aux installations, réseaux et applications. La base de données des cartes d’identité et des laissez-passer contient les heures d’entrée et de sortie des personnes. Cette information sera utilisée pour favoriser le respect des politiques de la Banque et l’évaluation de programmes de l’institution, et pourrait être associée à d’autres renseignements d’employés pour ce faire. Elle pourrait aussi être utilisée en cas d’incidents de sécurité, comme des vols ou des situations d’urgence. Dans de telles circonstances, l’information peut être communiquée aux autorités policières et au personnel d’urgence. Cette information peut aussi être partagée à l’interne à des fins contenues dans les FRP suivants : Incidents de sécurité – PPU 123; Journaux de contrôle des réseaux électroniques – PPU 098; Mesures disciplinaires – PPE 836.
Normes de conservation et de destruction : Tous les documents sont conservés pendant une période de cinq ans après la date du dernier accès de la personne aux réseaux ou installations de la Banque, puis détruits, sauf les documents renfermant les données biométriques, qui sont conservés pendant une période de deux ans après que la personne n’ait plus besoin d’accéder aux installations ou aux zones d’accès restreint de la Banque.
Numéro ADD : 2023/002
Renvoi au document numéro : BDC DSG 355
Enregistrement SCT : 20110645
Numéro du fichier : BDC PPU 113

Information sur les abonnés de l’infrastructure à clés publiques
Description : Ce fichier contient des données sur les abonnés réunies par l’autorité de certification de l’infrastructure à clés publiques de la Banque du Canada. Cette autorité est une entité interne responsable de la délivrance, de la signature, de la gestion et de la révocation des certificats numériques. Les certificats numériques servent à garantir l’identité électronique des abonnés. Chacun contient généralement le nom de l’usager et une clé publique. Les particuliers qui désirent s’abonner à l’infrastructure à clés publiques de la Banque doivent fournir certaines informations et pièces d’identité : leurs nom et prénom ainsi que des photocopies de leur passeport, certificat de naissance, permis de conduire, carte d’employé spécifique à un service, carte d’assurance-maladie ou certificat de mariage.
Catégorie de personnes : Employés de la Banque du Canada, entrepreneurs, partenaires commerciaux et membres du public.
But : Appuyer la Banque en offrant des services de sécurisation des transactions par Internet. Ces services comprennent le chiffrement et l’authentification des données ainsi que les services de signature numérique.
Usages compatibles : Les données réunies par l’autorité de certification ne sont utilisées que pour la délivrance des certificats numériques, l’inscription des abonnés et la vérification de leur identité.
Normes de conservation et de destruction : Les clés privées de déchiffrement stockées par l’autorité de certification n’ont aucune date d’expiration et sont conservées indéfiniment. Les données relatives à l’audit, les ententes et les déclarations signées par l’abonné ainsi que les informations et les pièces d’identité sont conservées au moins sept ans après l’expiration d’un certificat, après quoi elles sont détruites.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 355
Enregistrement (SCT) : 005156
Numéro de fichier : BDC PPU 050

Vérifications de fiabilité et autorisations de sécurité
Description : Ce fichier renferme des renseignements concernant les vérifications de fiabilité et les évaluations de sécurité des personnes travaillant à la Banque du Canada ou qui y postulent un emploi. Les renseignements personnels peuvent comprendre les éléments suivants : numéro d’identification personnel de l’employé, formulaires d’empreintes digitales, résultats des vérifications d’existence de casiers judiciaires et/ou des vérifications d’empreintes digitales de la Gendarmerie royale du Canada, rapports d’enquête de solvabilité, formules de demande de délivrance de carte d’accès, coordonnées, évaluations de la personnalité, citoyenneté, date de naissance, renseignements sur les études, signes distinctifs, lieu de naissance, signature et renseignements sur les emplois précédents. En outre, on y trouve des exemplaires remplis des questionnaires intitulés Cote de sécurité du personnel et Évaluation de sécurité, des résumés d’enquêtes et de vérifications de dossiers effectuées par le Service canadien du renseignement de sécurité, des exemplaires remplis de la formule Demande d’enquête de sécurité sur le personnel et autorisation du gouvernement canadien, des comptes rendus des instructions données à l’employé concernant l’autorisation de sécurité qui lui est attribuée et d’autres documents permettant de confirmer l’identité. Le fichier peut également contenir des renseignements personnels sur les membres de la famille immédiate, dont le nom, les coordonnées, la date de naissance, la date du décès et le lien avec le postulant.
Catégorie de personnes : Tous les employés actuels et anciens de la Banque du Canada, les contractuels, le personnel chargé d’effectuer des réparations et les travailleurs de la construction qui doivent avoir temporairement accès aux immeubles de l’institution, et les étudiants.
But : Les renseignements personnels sont recueillis à l’appui des vérifications de fiabilité et des autorisations de sécurité; le fichier sert à consigner les renseignements qui se rapportent à l’attribution d’une cote de sécurité appropriée aux employés qui doivent, en raison de leurs fonctions, recevoir une autorisation de sécurité.
Usages compatibles : Certains renseignements peuvent être communiqués à la Gendarmerie royale du Canada et au Service canadien du renseignement de sécurité afin que soient effectuées les vérifications requises. Les avis de cote de sécurité peuvent être versés au dossier personnel de l’employé - fichier PPE 810.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant une période de cinq ans après le départ de l’employé, puis détruits. Les documents concernant les contractuels sont conservés cinq ans après leur départ de la Banque, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 355
Enregistrement (SCT) : 002216
Numéro de fichier : BDC PPE 816

Incidents de Sécurité
Description : Ce fichier renferme de l’information sur la sécurité des installations, des données administratives et des infrastructures techniques, notamment les plaintes relatives à la sécurité, les infractions, les atteintes à la vie privée, la violence en milieu de travail, le vol, la fraude, le vandalisme, les dommages accidentels, les urgences et la montée des menaces, et les menaces à l’encontre des intérêts du Canada. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom de l’employé, ses coordonnées, ses signes distinctifs, son numéro d’identification personnel et ses renseignements personnels, des données sur son casier judiciaire ou poursuites pénales, des renseignements financiers, de même que des avis et des points de vue de personnes ou à propos de personnes, et des signatures.
Catégorie de personnes : employés de la Banque et autres personnes touchées par des incidents de sécurité.
But : Les renseignements personnels sont recueillis pour documenter et instruire les incidents de sécurité, cerner les vulnérabilités et réduire le risque de la survenue de situations identiques.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués aux entités suivantes : le Service de sécurité, le Service de l’AIPRP, les autorités policières et judiciaires compétentes dans le cas d’incidents assimilés à des infractions criminelles; le Bureau du Conseil privé pour tout incident concernant une confidence du Cabinet; le Service canadien du renseignement de sécurité de tout incident recélant des menaces contre l’intérêt national; le Bureau de la protection des infrastructures essentielles et de la protection civile de toute menace et de tout incident influant sur la disponibilité de biens et de services essentiels; les comités de la santé et de la sécurité et les agents de santé et de sécurité nommés en vertu du Code canadien du travail de tout incident qui peut être considéré comme dangereux ou susceptible de causer des blessures aux employés; le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada de tout incident ayant une conséquence sur les opérations gouvernementales ou qui pourraient nécessiter une révision des normes opérationnelles ou de la documentation technique. Les atteintes à la vie privée peuvent être rapportées au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Des renseignements peuvent également être communiqués aux représentants des Ressources humaines, selon les besoins, pour déterminer les mesures appropriées et instruire les enquêtes et décisions sur les mesures. Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués pour l’évaluation de programmes.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant sept ans, puis sont détruits. Les documents concernant des incidents relatifs à la protection des renseignements personnels qui sont sans rapport avec un incident de sécurité et qui ne font pas l’objet d’une enquête sont conservés pendant deux ans.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 355
Enregistrement (SCT) : 20140042
Numéro de fichier : BDC PPU 123

Surveillance vidéo
Description : Cette information a trait aux enregistrements de surveillance vidéo captés par les caméras de télévision en circuit fermé situées dans le périmètre ou à l’intérieur des édifices et des installations exploités par la Banque. Les renseignements personnels recueillis comprennent des images enregistrées.
Catégorie de personnes : Toute personne se trouvant à l’intérieur du champ d’enregistrement des caméras de surveillance.
But : Les renseignements sont utilisés pour accroître la sécurité des installations de la Banque du Canada, des personnes qui les occupent et des biens qui s’y trouvent. La surveillance vidéo est parfois effectuée en temps réel, ou des enregistrements peuvent être utilisés pour enquêter sur des événements passés, des incidents liés à la sécurité ou des situations d’urgence.
Usages compatibles : Les enregistrements indiquent les heures d’entrée et de sortie des personnes, et peuvent être utilisés en cas d’incidents liés à la sécurité comme des vols ou des situations d’urgence. Dans de telles circonstances, l’information peut être communiquée aux autorités policières et au personnel d’urgence. Les enregistrements vidéo qui prouvent l’existence d’activités illicites, d’actes d’inconduite ou d’accidents peuvent être divulgués aux représentants de la Banque, aux organismes d’application de la loi ou aux organismes d’enquête qui ont compétence en la matière et qui pourront effectuer un examen plus poussé, porter des accusations ou imposer des mesures disciplinaires.
Normes de conservation et de destruction : Les enregistrements vidéo sont conservés pendant 180 jours avant que les supports ne soient réutilisés. Pour les zones de haute sécurité, les enregistrements vidéo sont conservés au plus 365 jours avant que les supports ne soient réutilisés. Si ces enregistrements doivent être utilisés dans le cadre d’une enquête, ils sont conservés pendant cinq ans, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 355
Enregistrement SCT : 20110640
Numéro du fichier : BDC PPU 118

Technologie
Technologies de l’information
Description : Comprend des documents concernant la gestion efficace et rentable du matériel informatique et des logiciels, tant en ce qui concerne les réseaux d’ordinateurs de l’institution que les postes de travail des employés (y compris les périphériques comme les imprimantes, les assistants numériques et autres dispositifs sans fil), l’élaboration et l’entretien des systèmes électroniques, l’aide technique et le soutien relatif aux réseaux, aux systèmes de bureau et aux bases de données. Cette catégorie peut également comprendre des documents sur l’architecture, les normes et l’infrastructure technologiques de l’institution, les systèmes et les plateformes de courrier électronique, l’achat de logiciels et de matériel informatique, le processus annuel de planification lié au développement des systèmes informatiques et les analyses de rentabilisation qui sous-tendent le développement d’applications et l’achat de systèmes.
Types de documents : Devis de systèmes de réseau, politiques et procédures sur la sécurité des systèmes d’information, plans de gestion stratégique en matière de technologies de l’information, fichiers concernant la recherche et l’historique relatifs au matériel ou aux logiciels, rapports d’évaluation des menaces et des risques, dictionnaires de données propres à une application, documentation concernant l’installation, la configuration et le déplacement, études de faisabilité, documentation sur les projets pilotes, manuels ou guides de l’utilisateur des systèmes, processus de gestion des changements, rapports d’activités des systèmes informatiques, normes relatives aux systèmes et à la programmation, caractéristiques techniques propres aux utilisateurs, matériel de formation en TI, procédures et lignes directrices relatives au service de soutien (Centre de services TI) lié aux ordinateurs personnels et de bureau, rapports sur la performance et l’entretien des ordinateurs, journaux d’exploitation, stratégies, résultats et rapports relatifs aux essais, documentation sur la gestion des bases de données, et politiques, lignes directrices et procédures de l’institution en matière de gestion et d’utilisation des technologies.
Numéro du document : BDC DSG 451

Journaux de contrôle des réseaux électroniques
Description : Les documents qui renferment les renseignements décrits dans ce fichier se rapportent à l’utilisation de l’infrastructure des technologies de l’information et des communications de la Banque du Canada. Des journaux contenant des renseignements sur l’utilisation de l’infrastructure par des personnes données sont constitués et examinés par des représentants compétents de l’institution lorsque l’utilisation faite de l’infrastructure enfreint la Politique sur l’utilisation des technologies de l’information et des communications à la Banque. Les renseignements pouvant figurer dans les documents comprennent, par exemple, les registres propres à l’infrastructure qui peuvent servir à établir la correspondance entre le poste de travail d’un employé et une adresse IP, des listes de sites visités et de l’information sur toute transaction exécutée, y compris la date, l’heure, la durée et la nature de la visite ou de la transaction.
Catégorie de personnes : Toute personne qui utilise l’infrastructure des technologies de l’information et des communications de la Banque du Canada ou y accède, et toute personne qui envoie de l’information électronique à la Banque ou à des personnes données au sein de la Banque.
But : Les renseignements contenus dans les documents sont réunis à l’appui d’enquêtes menées relativement à des infractions présumées ou prétendues à la politique ou à des gestes délibérés visant à porter atteinte à l’infrastructure des technologies de l’information et des communications de la Banque, lesquels peuvent être commis par des personnes accédant à l’infrastructure technologique de la Banque de l’intérieur ou de l’extérieur.
Usages compatibles : Les renseignements recueillis peuvent servir à étayer toute mesure disciplinaire prise à la suite d’une infraction avérée aux politiques de l’institution. Si une enquête interne établit que des gestes de nature criminelle ont pu être posés, les renseignements peuvent être fournis aux autorités compétentes. Les renseignements peuvent servir à établir des rapports à l’intention de la direction. Ils peuvent être utilisés à des fins de recherche, de planification, d’audit et d’évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant une période de deux ans, puis détruits.
Numéro ADD : 2015/021
Renvoi au document numéro : BDC DSG 451
Enregistrement (SCT) : 20110643
Numéro de fichier : PPU 098

Catégories de renseignements personnels

Correspondance et enquêtes générales
Cette catégorie de renseignements inclut la correspondance d’organismes externes ainsi que de particuliers, sous la forme de demandes de renseignements, de plaintes, de commentaires et de suggestions concernant un vaste éventail de questions stratégiques liées aux activités de la Banque.

Les renseignements personnels de cette catégorie comprennent normalement le nom et l’adresse du requérant. Toutefois, les renseignements personnels de ce type sont dispersés dans les dossiers thématiques et ne sont récupérables que si des renseignements précis comme le nom, le sujet et la date de communication sont fournis.

La durée de conservation de cette catégorie de renseignements est déterminée par les plans d’élimination de documents s’appliquant à chaque type de dossier.

Sondages et enquêtes

Cette catégorie traite des renseignements personnels recueillis par la Banque dans le cadre de sondages et d’enquêtes sur ses programmes et ses activités, menés tant auprès de son personnel qu’auprès de répondants externes. Selon les besoins, les renseignements personnels recueillis peuvent notamment inclure des éléments d’information tels que le nom, les coordonnées, les opinions des répondants sur diverses questions, ainsi que les données démographiques. La Banque utilise ces informations pour orienter ses réflexions en matière de recherches, d’opérations et de politiques. Les renseignements personnels obtenus dans le cadre de sondages et d’enquêtes ne sont pas utilisés à des fins administratives pouvant avoir une incidence sur le répondant et ne sont pas marqués de façon à pouvoir être retrouvés par référence au nom du répondant ou à un autre identifiant personnel.

Manuels

Guide – Reproduction des images de billets de banque
Systèmes de paiement et autres systèmes de compensation et de règlement
Catalogue des publications
Biens non réclamés
- Services destinés aux propriétaires d’obligations
- Services – Soldes non réclamés

Renseignements supplémentaires

Formalités d’accès à l’information

Pour faire une demande officielle, veuillez poster votre lettre, le formulaire de demande d’accès à l'information (Loi sur l’accès à l’information), ou le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels (Loi sur la protection des renseignements personnels), de même que tout document nécessaire (comme une autorisation ou les frais initiaux de 5,00 $ pour une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information) à l’adresse suivante :

Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Banque du Canada
234, rue Wellington
Ottawa (Ontario) K1A 0G9

Veuillez prendre note que chaque demande présentée à la Banque du Canada en vertu de la Loi sur l’accès à l’information doit être accompagnée d’un chèque ou d’un mandat poste de 5,00 $ émis à l’ordre de la Banque du Canada.

Loi sur l’accès à l’information – Demandes traitées

La Banque du Canada donne également accès gratuitement à des documents déjà rendus publics en réponse à des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Veuillez consulter notre liste des résumés des demandes traitées.

Les particuliers n’ont généralement pas à invoquer la Loi sur la protection des renseignements personnels pour obtenir des renseignements sur les obligations qu’ils détiennent ou sur les soldes bancaires non réclamés. En effet, les personnes qui désirent obtenir des renseignements concernant leurs Obligations d’épargne du Canada ou d’autres obligations du gouvernement canadien peuvent s’adresser directement avec le Bureau des biens non réclamés à la banque du Canada :

Pour renseignements

Sans frais en Amérique du Nord : 1 833 876‑2267 (1-833-UPO-BBNR)
Extérieur de l’Amérique : 1 613 782‑7911
ATS téléimprimeur* seulement : 1 833 608‑7800
Du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (heure de l’Est)
Réclamants, propriétaires d’obligations et grand public : Formulaire de demande d’informations en ligne

Banque du Canada
Bureau des biens non réclamés
234, rue Wellington
Ottawa (Ontario) K1A 0G9

*Appareil de télécommunications pour malentendants

Pour des demandes d’information plus générales sur les programmes et activités de la Banque du Canada, veuillez communiquer avec :

Banque du Canada
Service d’information publique
234, rue Wellington
Ottawa (Ontario) K1A 0G9

Nous joindre en ligne : Formulaire en ligne
Téléphone : 1 800 303‑1282(numéro gratuit en Amérique du Nord)
Téléphone : 613 782‑8111 (pour les autres régions du monde)
ATS*: 1 888 418-1461
Télécopieur : 613 782-7713

Pour avoir accès aux communiqués de presse, à un grand nombre de nos grandes publications ainsi qu’à des données financières à jour :
Internet : www.banqueducanada.ca

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En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, l’institution a désigné un espace dans ses bureaux comme salle de lecture publique pour la consultation des documents.

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