Énoncé de politique en matière d'approvisionnement

Date

EN VIGUEUR : le 1^er avril 2009

DATE DE LA DERNIÈRE RÉVISION : le 28 mars 2024

Contexte

La Politique relative à l’approvisionnement (la « Politique »), établie par les Services à la Haute Direction et les Services juridiques (HDJ), fournit une orientation sur la gouvernance des achats de biens et services de la Banque du Canada (la « Banque »). En tant que banque centrale du Canada, la Banque exerce ses activités indépendamment du gouvernement pour remplir son mandat et ses objectifs opérationnels, ce qui englobe sa fonction d’approvisionnement. De ce fait, tous les départements et employés de la Banque doivent strictement observer la Politique.

Les Lignes directrices relatives à l’approvisionnement de la Banque (les « Lignes directrices ») doivent être lues en parallèle avec la présente politique. En cas de contradiction, la Politique prévaut.

Énoncé de la politique

La Politique de la Banque prévoit que l’approvisionnement de biens et services commerciaux soit juste et ouvert (dans l’intérêt des fournisseurs), mais aussi transparent et économique (pour réaliser des gains d’efficacité et respecter la valeur de l’argent des contribuables canadiens).

La Banque s’engage aussi à intégrer des pratiques exemplaires, des outils et des ressources qui l’aideront à évaluer les options d’approvisionnement et à faire des choix en tenant compte des facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG). En particulier, elle fera en sorte que ses pratiques d’approvisionnement appuient des initiatives panorganisationnelles, telles que le projet Verdir la Banque, la réconciliation avec les peuples autochtones, et la promotion de la diversité et de l’inclusion.

De concert avec les Lignes directrices et les procédures et contrôles connexes, la présente Politique suit les principes directeurs suivants :

• Les transactions doivent respecter les lois applicables et les politiques de la Banque.
• La politique de la Banque privilégie les processus d’approvisionnement concurrentiels au « meilleur rapport qualité-prix »; les exceptions doivent être dûment justifiées et approuvées selon les normes applicables de la Politique ou des Lignes directrices.
• Il faut démontrer le caractère responsable et transparent des décisions et de la gestion des fonds publics moyennant des contrôles diligents, des mécanismes de surveillance et de la documentation.
• Les risques juridiques, financiers, de cybersécurité, de sécurité, de confidentialité et liés aux tiers doivent être dûment évalués, cernés et gérés dans le cadre des processus d’approvisionnement et de passation de contrats de la Banque.
• Les conditions des contrats sont négociées avec les fournisseurs pour assurer le bon déroulement des achats de biens et de services.
• Les lignes directrices, les procédures et les contrôles doivent être fondés sur des pratiques exemplaires.

Portée

La Politique s’applique à l’ensemble des locaux, des départements, des employés et des activités de la Banque. À l’exclusion des éléments ci-dessous, elle s’applique à toutes les activités d’approvisionnement en biens et services de la Banque.

SONT EXCLUS :

les éléments figurant dans la liste des produits et services exemptés de la Banque (voir la section 3 des Lignes directrices).

Responsabilités

Comme expliqué à la section 1 des Lignes directrices, la Banque utilise un modèle centralisé dont certaines fonctions organisationnelles sont décentralisées. Les responsabilités sont réparties dans trois lignes de défense :

Première ligne de défense

Départements de la Banque, Responsables de contrats, Comités directeurs

(fonction interne, pas le Service de l’approvisionnement des HDJ)

• Planifier, définir et amorcer les démarches d’approvisionnement, et vérifier que le financement suffit pour répondre aux besoins de l’organisation.
• Participer à l’évaluation des soumissions et fournir une expertise commerciale et technique.
• Décider d’aller de l’avant ou non en fonction des résultats du processus d’approvisionnement.
• Assumer la responsabilité et la gestion des accords conformément au cadre de gestion des contrats de la Banque.

Deuxième ligne de défense

HDJ – Service de l’approvisionnement

• Encadrer et maintenir la Politique relative à l’approvisionnement et les Lignes directrices.
• Établir et surveiller les normes, les lignes directrices et les contrôles internes pour atténuer les risques stratégiques tout en réalisant les objectifs de l’organisation.
• Superviser, faciliter et mener à bien les activités d’approvisionnement stratégiques et complexes de la Banque de manière à favoriser la prise de décisions avisées, une saine gouvernance, l’intégrité des politiques et la conformité.
• Faciliter et surveiller les processus intégrés de gestion des risques liés aux tiers conformément à la Politique de gestion des risques liés aux tiers (GRT) de la Banque.
• Contribuer aux rapports, aux mesures et aux principaux indicateurs de rendement à l’échelle de la Banque dans le cadre de la fonction de surveillance.
• Gérer à titre de service responsable les bases de données sur l’approvisionnement et les fournisseurs.

HDJ – Services juridiques

• Fournir des conseils sur les aspects juridiques de l’approvisionnement et des contrats.
• Atténuer les risques juridiques dans les contrats de la Banque.
• Examiner les conditions des contrats, fournir des conseils à leur égard et les négocier avec les parties prenantes.
• Élaborer, réviser et approuver les modèles standard de contrats avec le Service de l’approvisionnement des HDJ.

Services financiers

• Fournir du soutien quant aux aspects financiers des évaluations de soumissions, des contrats, des rapports et de la divulgation (selon les besoins).
• Voir à l’efficacité de la gestion financière et superviser l’approbation et le financement des projets.
• Traiter les factures des fournisseurs et les paiements, et corriger les anomalies avec les parties concernées.

Responsables des risques associés aux tiers

• Évaluer les risques financiers, techniques, de cybersécurité, de sécurité et de confidentialité associés à l’approvisionnement, conformément à la Politique de GRT de la Banque, et fournir des conseils à leur égard.

Troisième ligne de défense

Vérification interne

• Fournir des conseils indépendants et objectifs au regard de la Politique relative à l’approvisionnement.
• Mettre en œuvre des stratégies au regard des processus, des contrôles, des risques et des mesures d’atténuation en lien avec les vérifications périodiques.

Comités

Comité d’examen des projets (CEP)

• Assurer la supervision des grands projets de la Banque et décider du recours à des fournisseurs exclusifs pour les gros contrats.
• Veiller à l’efficience des projets, atténuer les risques associés aux projets, et faire en sorte que les activités liées aux projets cadrent avec la vision stratégique globale.
• Examiner et approuver la justification du recours à un fournisseur exclusif et les modifications pour les contrats de plus de 250 000 $.

Comité de la vérification et des finances (CVF)

• Fournir des conseils sur les risques associés aux vérificateurs externes de la Banque.

Tiers

Fournisseurs

• Fournir des biens et des services conformément aux modalités applicables des contrats (notamment concernant la livraison ou les services, la sécurité de l’information, la cybersécurité, le recours à des sous-traitants, la facturation et les procédures de fin de contrat).

Exigences obligatoires

Cycle de vie d’un processus d’approvisionnement

Sauf pour les achats départementaux abordés à la section 3 des Lignes directrices, le processus d’approvisionnement commence dès l’approbation, par le Service de l’approvisionnement des HDJ, d’une demande d’achat officielle soumise par un département (avec les renseignements et les documents requis aux termes de la Politique et des Lignes directrices), et se termine par la conclusion d’un contrat et son transfert au responsable attitré.

Le cycle de vie d’un processus d’approvisionnement comprend six (6) étapes régies par les dispositions de la présente Politique, des Lignes directrices connexes et des autres politiques de la Banque :

Approvisionnement (avant l’octroi du contrat)

1. Demande d’achat ou de recours à une méthode d’approvisionnement
2. Hiérarchisation des risques et vérification des fournisseurs
3. Processus d’approvisionnement
4. Contrôle diligent des fournisseurs ou des contrats
5. Négociation ou élaboration des contrats
6. Octroi des contrats et transfert des fichiers

Dispositions sur l’approvisionnement et les demandes d’achat

Toutes les démarches d’approvisionnement de la Banque sont concurrentielles, sauf s’il est justifié de recourir exceptionnellement à un seul fournisseur en vertu des sections 3 et 4 des Lignes directrices :

Section 3.1  Biens et services exemptés

Section 3.2  Bon de commande départemental

Section 3.3  Carte d’achat

Section 4.2  Fournisseur unique

Section 4.3  Fournisseur exclusif

Les départements de la Banque peuvent obtenir une estimation des fournisseurs à des fins de planification budgétaire ou d’étude du marché seulement. Après avoir défini un besoin, leurs employés doivent d’abord faire approuver une méthode ou une stratégie d’approvisionnement auprès du Service de l’approvisionnement des HDJ, et ensuite discuter des besoins de la Banque avec des fournisseurs (essais informels, démonstrations, propositions sollicitées ou non, achat de biens ou de services).

L’achat de biens et de services doit suivre un processus approuvé au titre du cadre d’approbation des méthodes d’approvisionnement et du cadre de décision lié aux transactions financières (CDTF) de la Banque.

Dispositions sur la gestion des risques associés aux tiers

Les achats de la Banque font l’objet, s’il y a lieu, de processus de gestion des risques associés aux tiers (GRT) suivant la politique et le cadre de GRT de la Banque (étapes 1 à 11).

Cycle de vie du GRT

Embarquement

1. Réquisition
2. Filtre de criticité et d'exposition
3. Filtrage des tiers

Évaluation des risques et diligence raisonnable

4. Réunion de mise en place du GRT
5. Approvisionnement
6. Questionnaire de diligence raisonnable
7. Évaluations/classements des contrôles

Passation de contrats

8. Visite du site
9. Contrôles du contrat
10. Passation de contrats
11. Acceptation et approbation des risques

Surveillance continue

12. Gestion des arrangements
13. Bilan de santé et conformité
14. Surveillance continue
15. Résiliation de contrat et processus de départ

Dispositions sur la passation de contrats

Aucun bien ni service ne doit être fourni avant l’approbation d’un contrat ou d’un accord et leur signature par toutes les parties. Toutes les transactions contractuelles d’approvisionnement doivent être approuvées, signées et exécutées conformément au cadre de décision lié aux transactions financières (CDTF) de la Banque.

Les contrats et les modifications relevant de la section 4 des Lignes directrices (Approvisionnement stratégique et passation de contrats par le biais des HDJ) doivent être approuvés, signés et exécutés par la personne autorisée en vertu de la matrice de délégation des pouvoirs financiers du CDTF et du cadre de pouvoirs de passer des contrats des HDJ.

De même, les transactions relevant de la section 3 des Lignes directrices (Achats départementaux) doivent être approuvées et exécutées par la personne autorisée à faire des demandes d’achat au nom de son département en vertu de la matrice de délégation des pouvoirs financiers du CDTF.

Cycle de vie de la gestion des contrats

La responsabilité de gérer les contrats et les relations avec les fournisseurs incombe aux départements aussitôt qu’un contrat est conclu et que les fichiers y afférents sont transférés du Service de l’approvisionnement des HDJ aux responsables dudit contrat, conformément au processus de transfert des fichiers d’un contrat, décrit à la section 4.5 des Lignes directrices. Pour connaître leurs responsabilités en ce qui concerne la gestion des contrats de la Banque, les responsables de contrats peuvent se référer au cadre de gestion des contrats de la Banque.

Exigences relatives au cycle de vie des contrats

La responsabilité de gérer les contrats et les relations avec les fournisseurs incombe aux départements aussitôt qu’un contrat est conclu et que les fichiers y afférents sont transférés du Service de l’approvisionnement des HDJ aux responsables dudit contrat, conformément au processus de transfert des fichiers d’un contrat (décrit à la section 4.5 des Lignes directrices) et à la Politique de gestion des contrats de la Banque.

Aux termes de la section 3.2 des Lignes directrices sur la gestion des contrats, les responsables de contrats doivent communiquer avec le Service de l’approvisionnement des HDJ tout au long du cycle de vie d’un contrat dans les cas suivants :

• modification d’un accord;
• résultats et résiliation;
• fin du contrat;
• changement de propriétaire du fournisseur (tiers);
• interprétation des conditions;
• références du fournisseur.

Documents

Tous les documents associés à l’approvisionnement de la Banque doivent être conservés conformément à la Directive de gestion des documents, aux Lignes directrices sur la gestion des documents institutionnels et à la section 5.4 des Lignes directrices de la présente politique (Gestion des documents).

Autres dispositions

• Dispositions et pouvoirs sur la passation de contrats

Tous les achats envisagés doivent être évalués et approuvés conformément aux dispositions de la présente Politique ayant trait à l’approvisionnement et aux demandes d’achat. Les départements et les employés ne sont pas autorisés à amorcer ou à accepter des engagements au nom de la Banque, verbalement ou par écrit, sans les pouvoirs financiers et d’approvisionnement appropriés, ce qui comprend entre autres ce qui suit : nouveaux contrats; modifications; propositions sollicitées ou non; offres temporaires ou pressantes dont les économies rattachées ont une date butoir ou qui pourraient avoir une incidence sur les résultats d’approvisionnement de la Banque. Les employés doivent consulter les Lignes directrices relatives à l’approvisionnement de la Banque, le CDTF ou le Service de l’approvisionnement pour connaître les dispositions en place avant de discuter des besoins de l’organisation avec des fournisseurs.

• Fractionnement de contrats

Il est strictement interdit, sous le régime de la Politique, de fractionner intentionnellement les besoins de l’organisation en petites quantités sous forme de plusieurs contrats similaires conclus avec un même fournisseur de manière à contourner les dispositions sur la concurrence, l’approvisionnement ou la gouvernance.

• Litiges avec les fournisseurs

Tout différend relatif aux résultats d’un processus d’approvisionnement doit être soumis au directeur, Service de l’approvisionnement, en vue de sa résolution. Si le différend ne peut être résolu par celui-ci, l’avocat général adjoint intervient.

• Achats d’urgence

Les achats d’urgence peuvent être nécessaires dans le cadre d’un événement de gestion d’incident régi par le Bureau du Programme de continuité des opérations (COOP). Ils doivent se limiter au strict nécessaire pour répondre aux besoins urgents. Un simple manque de temps ne justifie pas d’exonération des processus concurrentiels. Les achats d’urgence sont surveillés et documentés par le Service de l’approvisionnement des HDJ en collaboration avec les Services financiers, et les documents connexes liés à l’approvisionnement et aux contrats sont conservés.

Conformité

Les employés doivent s’acquitter de leurs responsabilités conformément aux normes énoncées dans le Code de conduite professionnelle et d’éthique de la Banque, la présente Politique et toute autre politique applicable. En particulier, ils doivent se procurer des biens et des services de manière ouverte, équitable et éthique, avec les autorisations appropriées et sans conflit d’intérêts réels, potentiels ou perçus, conformément aux politiques de la Banque. Il leur est d’ailleurs interdit de communiquer avec quiconque est employé ou engagé par un fournisseur qui participe à un processus concurrentiel en cours, sauf si le Service de l’approvisionnement des HDJ l’autorise.

Les cas de non-conformité sont traités au cas par cas. Ils peuvent être signalés aux directeurs généraux de la Banque et entraîner des mesures correctives ou disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

Les mesures correctives peuvent prendre la forme d’une formation supplémentaire, d’une intervention de la direction ou de sanctions disciplinaires, comme un avertissement oral ou écrit, une suspension sans solde ou un congédiement, selon la nature et la gravité de l’infraction.

Révisions et exceptions

Toute mise à jour, modification ou exception à la Politique ou aux Lignes directrices doit être recommandée par écrit par le directeur, Service de l’approvisionnement, et approuvée par l’avocat général ou l’avocat général adjoint du département des Services à la Haute Direction et des Services juridiques (HDJ).

L’avocat général adjoint peut :

• approuver des méthodes d’approvisionnement différentes qui ne sont pas prévues par la Politique relative à l’approvisionnement, si des circonstances exceptionnelles le justifient;
• interdire à quiconque d’entreprendre des activités d’approvisionnement s’il le juge approprié pour protéger les intérêts et la réputation de la Banque;
• approuver tous les changements administratifs ou importants apportés à la Politique ou aux Lignes directrices;
• approuver l’inclusion de biens et services à la liste des biens et services exemptés de la Banque.

Les versions subséquentes de la Politique ou des Lignes directrices seront mise en ligne dans Banque centrale et sur le site Web externe de la Banque.